Şirketinizin politika ve prosedürlerini nasıl yazabilirsiniz?

İçerik

• aşamaları
• Bölüm 1 Hedeflerinizi tanımlama
• Bölüm 2 Şirketinizin politikalarını yazmak
• Bölüm 3 Prosedürleri yazma
• Bölüm 4 Yasal yönleri anlama
• 5. Bölüm Kılavuzun kendisini yazmak

Bir şirketin politikaları ve prosedürleri genellikle kurumun kurallarını, kurallarını, önceliklerini ve ilkelerini birleştirir. Genellikle çalışanlara sunulan bir kılavuza dahil edilirler. Bir politika ve prosedür el kitabının nasıl yazılacağını merak ediyorsanız, hedeflerinize bağlıdır.

aşamaları

Bölüm 1 Hedeflerinizi tanımlama

1. 
   

   
   Hedeflerin bir listesini yapın. Bir yönetici veya işletme sahibi olarak, işletme hedeflerinizin ne olduğunu bilmeniz gerekir. Satış, çalışanlar ve şirketinizi yönetme hedeflerini düşünün. Ayrıca, şirketi birkaç yıl içinde nasıl gördüğünüzü hayal edin.
   • Belirli hedefler belirleyin, aynı zamanda ulaşılabilir ve çabaya değer. Örneğin, kılavuzda belirtilen politika ve prosedürlerin bir parçası olarak, çalışanların performansı için gerçekçi finansal hedefler ve ulaşılabilir hedefler belirleyin.
   • Hedefleri belirleyin ve onlara sahip veya yönetici olarak ulaşmayı taahhüt edin. İşletmeniz için hedefler belirlemek, politika ve prosedürler geliştirmek için ilk adımdır ve izleme de önemlidir.

2. 
   

   
   
   
   Görev ve prosedürlerin bir listesini yapın. İşletmenizin faaliyetleri ve günlük görevleri hakkında düşünün. Sorunsuz işlemlerin sağlanması için her gün yapılması gereken her görevi açıklayın.
   • Kendinize aşağıdaki soruyu sorun: hangi görevler resmi talimatlar gerektirir? Hangi prosedürler aynı şekilde yapılmalıdır? Çok fazla öğretime ihtiyaç duymayan sıradan görevlere odaklanmak yerine ufkunuzu genişletin!

3. 
   

   
   Sorunların ve olası çözümlerin bir listesini yapın. Ticaret politikaları iş operasyonlarının sürdürülmesine ve çalışanların belirli performans standartlarına ulaşmalarına yardımcı olur. Yönetim politikaları mevcut değilse ortaya çıkabilecek sorunları düşünün. Bu kılavuzunuzu yazarken size çok yardımcı olacaktır.
   • Muhtemel problemleri düşünürken, bazı çözümler geliştirin. Finansal konular, çalışanlar ve müşteriler arasındaki etkileşimler ve personel davranışları dahil, şirketin günlük faaliyetleri hakkında soruları düşünün.

Bölüm 2 Şirketinizin politikalarını yazmak

1. 
   

   
   
   
   Bir kategori listesi yapın. Belirtilmesi gereken olası problemleri düşündükten sonra, kategorilere ayırın. İşte bazı olası kategoriler: güvenlik, planlama, araba kullanma, maaş, sosyal haklar, tatil ve ayrımcılık.
   • Bir el kitabı hazırlarken, çeşitli politikaları kategorilere ayırmak dokümanı düzenlemede size çok yardımcı olacaktır. Buna ek olarak, bu en önemli politikayı belirlemenizi ve daha detaylı bir şekilde tarif etmenizi sağlar.

2. 
   

   
   Politikaları detaylandırmak için genel bir sunum kullanın. Anahat, her bir kategorinin veya politikanın daha fazla araştırılmasına izin verir ve gereken şekilde ayrıntılı hükümler ve unsurlar ekler. Her bölüm veya kategoriyi düzenlemek için sayıları kullanın.
   • Kısa bir açıklama ile başlayın. İlk fikirlerinizi yazıp inceledikten sonra, ilk bölümlere geri dönebilir ve bunları gerektiği gibi genişletebilirsiniz.

3. 
   

   
   Politikaları takip etmemenin sonuçlarını düşünün. Buradaki fikir, şirketi doğru bir şekilde çalıştırmak ve belirli bir modeli izlemektir, ancak politikalar aynı zamanda kural ihlalleriyle başa çıkmak için yazılı bir belge görevi görür. Bu, özellikle bir sorun nedeniyle bir işlem yapılması gerektiğinde önemlidir.
   • Politikalar, resmi bir belgeye dahil edildiğinde, çalışanların ve şirketin yasal haklarını ve yükümlülüklerini tanımlayabilir. Kılavuzu yazarken ülkenizde geçerli olan yasaları düşünün ve örneğin işyerinde ayrımcılığı ve tacizi yasaklayan politikalar ekleyin.

4. 
   

   
   İşten çıkarmaya ilişkin net politikalar belirleyin. Bir çalışanı kural ihlali nedeniyle işten çıkarmanız gerekiyorsa, söz konusu kişinin haklı sebep olmadan feshedildiğini iddia ettiği takdirde yazılı politikalar kanıt olarak kullanılmalıdır. Kılavuzda, işten çıkarmanın farklı prosedürleri ve adımları ile ilgili bir bölüm ayırın.
   • Ayrıca işe alım politikası ile ilgili bir bölüm de olmalıdır. Örneğin, işe alınmadan önce bir arka plan kontrolü yapmanız veya sözleşme resmileştirilmeden önce bir test süresi tanımlamanız gerekebilir. Bu şartları şirket politikalarında açıkça tanımlayın.

5. 
   

   
   Her zaman net ve aktif bir dil kullanın. Yanlış anlama veya yanlış yorumlamalardan kaçınmak için tüm politikaları açıkça tanımlamak önemlidir. Bir hükmün farklı şekilde yorumlanabileceğini fark ederseniz, yeniden yazmayı düşünün.
   • Örneğin, bunun yerine tanımlayın belirli durumlarda, hastalığın olmaması durumunda çalışana ek izin verilebilir, bu yazı tipini aşağıdaki gibi yeniden düzenleyebilirsiniz: Hastalık izni için ek izinler yalnızca yöneticinin açık izni ile onaylanabilir.

Bölüm 3 Prosedürleri yazma

1. 
   

   
   Detaylı prosedür gerektiren görevleri tanımlayın. Bunlar, ayrıntılı talimatlar gerektiren tüm sıradan işler veya olaylar değildir. Bordro veya zamanlama gibi tutarlı bir şekilde yapılması gereken işleri veya prosedürleri önceliklendirin.
   • Belgede hangi prosedürlerin ayrıntılı olarak tanımlanacağına karar verirken aşağıdaki soruları göz önünde bulundurun: Prosedür zaman alıcı mı yoksa karmaşık mı? Hataların sonuçları ciddi olur mu? Son zamanlarda büyük bir değişiklik yapıldı mı? Prosedürler önemli idari formaliteler gerektiriyor mu? Prosedürler çalışanları şaşırtmaya meyilli midir?

2. 
   

   
   Her prosedür için gerekli bilgileri toplayın. Çeşitli prosedürleri detaylandırmadan önce, tüm adımları ve tüm yönlerini bilmeniz gerekir. Çalışanlar tarafından geçmişte dile getirilen sorunları ve karşılaştığınız sorunları göz önünde bulundurun.
   • İhtiyacınız olan tüm bilgilerle bile, belgeyi yazarken temel bilgilere bağlı kalmak yararlı olabilir. Okuyucunun veya çalışanın prosedürleri anlamak ve bunları uygulamak için neye ihtiyaç duyacağını düşünün.

3. 
   

   
   Açık ve net olun. Prosedürleri yazarken her zaman aktif sesi kullanın ve çok fazla kelime kullanmaktan kaçının. Yeni çalışanların anlayamayacağı bir jargondan kaçınarak, anlaşılması kolay bir dil kullanmak gerekir.
   • Örneğin, bunun yerine tanımlayın Maaş bordroları hesaplara yatırılmalıdır, sadece şunu yaz: Maaş makbuzu hesaplara yatırmak.

Bölüm 4 Yasal yönleri anlama

1. 
   

   
   Ayrımcılıkla mücadele politikaları hakkında bir bölüm yazın. Tüm şirketler ayrımcılıkla mücadele politikalarını benimsemelidir. Bu nedenle, çalışanlardan işyerinde bu önlemlere uymalarını beklediğinizi vurgulayarak bu bilgileri kılavuza eklediğinizden emin olun.
   • İstihdam eşitliği, engellilik haklarının kullanılması ve taciz hakkında bilgi verin. Ayrımcılığı ve tacizi yasaklayan olası yasaları belirtiniz.

2. 
   

   
   Tanımlanan tüm kuralların yasal olduğundan emin olun. Oluşturduğunuz tüm politikaların yasal ve adil olduğundan emin olmak için İnterneti arayın. Daha fazla bilgi için ülkenizdeki ilgili makamlarla da temasa geçebilirsiniz.
   • Mümkünse, bir iş avukatıyla görüşün ve uygulamadan önce belirlenmiş politikaları gözden geçirmelerini isteyin. Ev sahibi olarak, düzenli olarak danışabileceğiniz bir avukata sahip olmak harika bir fikirdir.

3. 
   

   
   Çalışanlar tarafından tüm yeni projelere imza attırın. Yeni çalışanlar ayrıca belgeyi onaylayıp imzalamalı ve gerektiğinde hızlı başvuru için kılavuzun bir kopyasını almalıdır. Ayrıca, belgede yapılacak değişiklikler tüm çalışanlar tarafından yeniden imzalanmalıdır. Bu, eğer taraflardan herhangi biri gelecekte yasal işlem başlatırsa, bu politikalara uymalarının gerekli olmasını sağlamalarını sağlayacaktır.
   • Küçükler yasal olarak bir sözleşme imzalayamazlar. 18 yaşın altındaki birini işe almak istiyorsanız, bir ihtiyati tedbir olarak sözleşmeyi tamamlamak için bir vasinin yazılı iznini aldığınızdan emin olun.

5. Bölüm Kılavuzun kendisini yazmak

1. 
   

   
   Bilgileri mantıklı bir düzende düzenleyin. Daha genel sorularla başlayın ve daha spesifik sorulara geçin. Örneğin, faydaları tartışarak başlamak yerine, öncelikle işe alım ya da uygunluk sürecini tanımlamak en iyisidir.
   • İş hedeflerinin başlangıçta tanımlandığı şekilde bir açıklama ile başlayın. Kılavuzun içeriğini, çalışanlarınızın beklentilerini ve kendinizinkileri kısaca özetleyen bir veya iki tutarlı ve net paragraf yazın.
   • El kitabını iyi tanımlanmış kategoriler ve alt bölümlerle organize ettiğinizden emin olun. Sonra hızlı başvuru için bir içindekiler tablosu oluşturun.

2. 
   

   
   Resimleri, grafikleri ve tabloları kullanın. Bazı insanlar diğerlerinden daha görsel olduklarından, kılavuzdaki resimlerin, grafiklerin ve tabloların varlığı, belgede tartışılan kavramların anlaşılmasını kolaylaştırabilir. Görsel öğeler, farklı prosedür ve politikaları basitleştirmeye yardımcı olur.
   • Örneğin, farklı iş unvanlarını ve işlevlerini listeleyen bir tablo hazırlamak akıllıca olabilir. Bu hızlı bir başvuru rehberi olarak görev yapabilir. Diğer bir seçenek, çalışanların gerektiğinde danışabileceği soru ve cevapları içeren bir tabloyu eklemek olacaktır.

3. 
   

   
   Kılavuzu tüm çalışanlar için hazır bulundurun. İdeal olarak, yeni çalışanlar işe alım sırasında el kitabının bir kopyasını almalı ve mevcut çalışanlar belgede değişiklik yapıldığında yeni kopyalar almalıdır. Mümkünse, çalışanlardan kılavuzun içeriğini anladığını ve onayladığını belirten bir sözleşme imzalamasını isteyin.
   • El kitabının kopyalarını iş yerinizde tutun ve belgeyi gerektiği gibi değiştirmek için birkaç dijital kopyaya sahip olun. Amaç, bu politika ve prosedürlerin iyi bir şekilde anlaşılmasını ve uygulanmasını sağlamaktır. Bir sorun varsa ne yapacağınıza karar vermek için kılavuzu kullanın.