Rapor nasıl yazılır?

İçerik

• aşamaları
• Bölüm 1 hazırlanıyor
• Bölüm 2 Toplantı sırasında not alma
• Bölüm 3 Tutanakları yazma
• Bölüm 4 Toplantı Tutanakları Şablonlarını Kullanma

Komitenizin sekreteri olarak seçildiniz veya atandınız. Tebrikler! Ancak, önceden hazırlanmış ve tutanaklı notlar hazırladınız mı? Roberts Kurallar ve Morin Kuralları gibi müzakere meclisleri için bir prosedür kodunun kurallarını uygularsanız veya dakikalarınızı kendi yönteminizle geliştirirseniz, mükemmelliği elde etmek için belirli yöntemleri izlemeniz gerekecektir.

aşamaları

Bölüm 1 hazırlanıyor

1. 
   

   
   Şirketinizin toplantı prosedürleriyle tanışın. Sekreterin resmi bir rapor hazırlaması gerekiyorsa, uygulanacak prosedür kodunu (örneğin; Morin Kodu veya başka biri. Daha az resmi bir ortamda, dakikalara nelerin dahil edileceğini ve nasıl kullanılacaklarını belirleyin.
   • Bir raportör olarak, prosedürün tüm kurallarını bilmenize gerek yoktur. Ancak, kodun bir kopyasına sahip olmak ya da başkandan sorulara özel bir cevap vermesini istemek faydalı olacaktır.
   • Rolünle tanışın. Bazı raportörler doğrudan tartışmalara karışmaz, bazıları da tartışmaya katılırken not alır. Her iki durumda da sekreter, başkan veya kolaylaştırıcı gibi başka önemli bir rol oynamamalıdır.

2. 
   

   
   
   
   Bir model hazırla. Toplantı tutanakları neredeyse benzer içeriğe sahiptir. Bir şablon, kolay gözden geçirme için dakikalarınızın sunumunu standart hale getirmenize olanak sağlar. Ayrıca örnek dakika şablonları indirebilirsiniz. En azından aşağıda listelenen öğeler için yeterli alan bırakın.
   • Kuruluşun adı.
   • Toplantının türü. Düzenli bir yıllık veya haftalık toplantı, küçük bir komite toplantısı veya özel bir amaç için yapılan bir toplantı var mı?
   • Tarih, saat ve yer. Oturumun başlangıç ​​ve bitiş zamanlarını kaydetmek için boşluk bırakın.
   • Başkanın veya toplantının moderatörünün adı ve sekreterin veya alternatiflerin adı.
   • Listesi katılımcılar ve mazeretsiz. Aslında, katılım belgesidir. Çekirdeğe ulaşılıp ulaşılmadığını, yani hediye sayısının oy vermek için gerekli asgari miktar olup olmadığını not ediniz.
   • İmzanız için yer bırakın. Sekreter olarak işinizi daima imzalamanız gerekecek. Dakikaların onaylanması gerektiğinde ilave bir imza gerekebilir, ancak bu, şirketinizin prosedürlerine bağlıdır.
   • Varsa günün sırası. Gündemi kendiniz hazırlamadıysanız, toplantı başkanından ya da moderatörünüzden, notlarınızı düzenlemek için yararlı olacak bir kopya vermesini isteyin.

3. 
   

   
   
   
   Yanında bir dizüstü bilgisayar veya dizüstü bilgisayar var. Ekipmanınızla rahat olduğunuzdan emin olun. Sık sık dakikalar yazarsanız, bu amaçla bir dizüstü bilgisayara sahip olun ya da bilgisayarınızda bir klasör oluşturun.
   • Bir önceki toplantının tutanaklarını hazırladıysanız ve onay için gönderilmemişse, sizinle de yıkadığınızdan emin olun.
   • Kayıt cihazı daha sonra yazmanıza yardımcı olabilir, ancak not alma işleminin yerine geçmez. Toplantıdaki işlemleri kaydederseniz, katılan herkesin hemfikir olduğuna emin olun. Katılımcıların ifadeleri kelimesini kelimesine çoğaltma cazibesine karşı.
   • Stenografiyi öğrenirseniz, notları daha hızlı alacaksınız, ancak katılımcıların dakikalarınızı yazmak için söylediği her şeyi çoğaltmanıza gerek kalmayacak. Aslında, bu şekilde yapmaktan kaçınmalısınız.
   • Genel olarak not almaya davetliyseniz, tepegöz veya projektör kullanın. Notlarınızı dikkatlice sıralayın, böylece dakikaları yazmak için kolayca kullanabilirsiniz.

Bölüm 2 Toplantı sırasında not alma

1. 
   

   
   Zaman çizelgesini dağıtın. Herkes orada olur olmaz, çok sayıda katılımcı varsa bir sayfa veya daha fazlasını dolaştırın. Herkes tarafından adlarını ve iletişim bilgilerini yazmak için kullanılacaktır. Bu liste toplantıya katılan kişilerin adlarını kaydetmek için ayrılan tutanak bölümünü doldurmak için kullanılacaktır. Sayfanın kendisini dakikalara da ekleyebilirsiniz.
   • Mevcut insanların çoğunluğunu bilmiyorsanız, bir masa planı yapın ve herkesten kendilerini tanıtmasını isteyince doldurun. Not alırken listeyi el altında tutun, böylece gerektiğinde her birini isimle arayabilirsiniz.

2. 
   

   
   Modelinizi maksimum seviyeye kadar doldurun. Toplantının açılışını beklerken, kuruluşun adını, toplantının tarihini ve yerini ve türünü girin; örneğin, "yönetim kurulunun haftalık toplantısı, komitenin özel toplantısı, vb." ". Toplantı başladığında saati not alın.
   • Bir şablonunuz yoksa, bu bilgileri notlarınızın başına yazın.
   • Toplantı belirli bir amaç için veya özel bir zamanda yapıldıysa, katılımcılara gönderilen bildirimin bir kopyasını saklayın. Yazıldıktan sonra tutanağa eklemek zorunda kalacaksınız.

3. 
   

   
   İlk teklifin sonucunu yazın. Resmi toplantıların çoğu geçici gündemi kabul etme önerisiyle başlar. Bu ilk adım prosedürü açıklamak için bir örnek teşkil edecektir. Toplantı farklı bir teklifle başlarsa, aynı bilgileri kaydettiğinizden emin olun.
   • "Ben teklif ediyorum" ile başlayan hareketin tam e hali. Bu genellikle "Ben bu gündemin kabul edilmesini öneririm. "
   • Teklifin yazarının adı.
   • Oylamanın sonucu. Oylama olumlu ise, "hareket geçti" yazınız.
   • Uzun teklifleri doğru şekilde çoğaltamazsanız, yazılı olarak gönderilmesini talep edebilirsiniz. Bu tekrarlayan bir problemse, bu şartı, belirli sayıda kelimeyi aşan teklifler için resmi prosedürde belirtiniz.
   • Gündemi hazırladıysanız, toplantı sekreteri olurken hareketin sponsoru olabilirsiniz. Bu, objektif kaldığınız sürece mükemmeldir, çünkü dakikalar içinde kendi eylemlerinizi dahil etmek uyumsuz değildir.

4. 
   

   
   Toplantıda sunulan diğer teklifleri saklayın. İşlemi dikkatlice uygulayın, ancak aksi belirtilmedikçe, dakikaları kaydetmeyin! Yeni bir hareket sunulduğunda, ilgili bilgileri kaydedin.
   • Her teklifin teklifin şartlarını, yazarın adını ve oylamanın sonucunu içermesi gerektiğini unutmayın.
   • Bazı teklifler oylamaya sunulmadan önce başka bir katılımcının desteğini gerektirir. Örneğin, birisi "Hareketi destekle" diyorsa, bu kişinin adını dakikalar içinde hareketin yazarlarından biri olarak kaydedin.
   • Teklif sponsorunun adını bilmiyorsanız veya tekrar dinlemeniz gerekiyorsa, lütfen toplantıyı kibarca durdurun ve sorular sorun. Bilgilerin doğru kaydedilmesi, bu küçük kesintileri haklı gösterecek kadar önemlidir.
   • Bir hareket değiştirilirse, notlarınızdaki ifadeleri tekrarlayın. Birkaç dakika içinde, teklifin uzun bir tartışmaya yol açan değişiklik konusunda tartışma olmadıkça, teklifin değiştirildiğini belirtmek gerekli değildir.

5. 
   

   
   Raporların sunumunu dinleyin ve kopyalarını isteyin. Bir rapor, bülten veya benzeri bir belge yüksek sesle okunduğunda, raporun adını ve onu okuyan kişinin adını veya onu yazan alt komitenin adını kaydedin. Takılı bir hareket varsa, diğer hareketlerde yaptığınız gibi kaydedin.
   • Ancak, toplantı sonunda belgenin bir kopyasını almak en iyisidir. Bu kopyayı almak için konuşmacı veya sandalyeye bir not sunun. Daha sonra, her raporun bir kopyasını yazılan dakikalara ekleyeceksiniz.
   • Kopya mevcut değilse, orijinal belgenin nerede saklandığını not edin. Toplantıdan sonra bu bilgileri talep etmeniz gerekebilir.
   • Bir katılımcı bir belgeyi okumak yerine sözlü bir rapor hazırlarsa, beyanlarının bir özetini yazın. Ayrıntılara girmeyin ve konuşmacının kelimelerini çoğaltmayın.

6. 
   

   
   Alınan veya atanan eylemleri not edin. Bu içerir doğrulama önceki toplantı kararlarının uygulanması ve yeni faaliyetlerin uygulanması. Biri mektup yazmak için görevlendirildi mi? Katılan kişilerin adlarını ve bunlara atfedilen eylemleri yazınız.
   • Toplantınızın resmiyet derecesine bağlı olarak, bu işlemlerin çoğu önerileri. Daha az resmi toplantılar için açık bir şekilde formüle edilmemiş kararlara dikkat etmeniz gerekir.
   • Varsa, kararın nedenlerini kısaca belirtin.

7. 
   

   
   Tüm sipariş noktalarını ve prosedürel noktaları kaydedin. Ne zaman bir yargılamaya itiraz edilirse, itirazın tamamını ve dayandığı ilkeyi ve Cumhurbaşkanı tarafından verilen tam kararı not edin.
   • Tüzüğü veya kuruluşun protokolünü uygularsanız da prosedürün koduna referansları eklemeyi unutmayın.

8. 
   

   
   Tartışmaların ne zaman yazılacağını bilir. Bunu açıkça belirtilmiş bir talebi izleyerek yapmak gerekli olacaktır. Resmen, bir rapor ne olduğunu yansıtıyor gerçek ve ne oldu adı geçen . Ancak, kuruluşunuzun benzersiz gereksinimlerini göz önünde bulundurmalısınız.
   • Notlarınızı alarak, koşullar ne olursa olsun nesnel olmaya çalışın. Somut noktalar yaz, hisler değil. Sıfat ve zarf kullanımını en aza indirin. Amacınız kuru, gerçekçi ve bazen tatsız bir belge yazmak!
   • Tartışmaların özeti nominative olmamalıdır. Bu yüzden, tartışmalardaki konuşmacıların isimlerini söylemekten kaçının. Bu özellikle önemlidir, hararetli bir tartışma sırasında, ahlaksız bir konuşmacı bazılarının duyarlılıklarına zarar verebilir.

9. 
   

   
   Toplantının sonunda kapatın. Toplantının ertelendiği zamanı not edin. Raporların tüm kopyalarını almayı veya insanlara size göndermelerini hatırlatmayı unutmayın.
   • Her şeyin net ve hiçbir şey unutmadığınızdan emin olmak için notlarınızı gözden geçirin. Katılımcılar ayrılmadan önce sorularınızı sormanın zamanı geldi.

Bölüm 3 Tutanakları yazma

1. 
   

   
   Mümkün olan en kısa sürede yazmaya başlayın. Olaylar hafızanızda hala taze olduğu sürece, toplantıdan hemen sonra yapılan dakikaları açıklamak en iyisidir.

2. 
   

   
   Toplantı notlarınızı yazmak için bir bilgisayar kullanın. Oturum sırasında notlarınızı bir dizüstü bilgisayarda not aldıysanız, bunu zaten yapmış olabilirsiniz. Notlarınızı kaydedin ve yeni bir belge başlatın. Bunları yan yana koyarak dakikalarla karşılaştırabilirsiniz.

3. 
   

   
   Notlarınızı paragraflarda açıkça sunun. Her yeni hareket, yeni karar veya karar verme noktası bağımsız bir paragrafta ele alınmalıdır. İşlem sırasında şunları kontrol edin:
   • gerekirse bir yazım düzelticisi kullanıyor olsanız bile, yazım ve dilbilgisi kurallarına saygı gösterdiniz,
   • Aynı zamanda, e'nin bütününde, geçmişte ya da şimdiki zamanda kullandınız, ancak aynı belgede bir zamandan diğerine geçmeden,
   • nesnelsiniz, başka bir deyişle fikriniz asla dakikalar içinde görünmemelidir, çünkü herkese yönelik nesnel bir belge oluşturmaya çalışıyorsunuzdur,
   • çiçekli ifadelerin kullanımından kaçınırken basit ve kesin bir kelime kullandınız ve belirsiz terimleri uygun kelimelerle değiştirdiniz,
   • Sadece kaydettiğiniz eylemlerden bahsettiniz, kaydetmeniz istenmedi, sizden bunları kaydetmeniz istenmedi, çünkü ne olduğuna odaklanmalısınız. gerçek ve ne olduğu hakkında adı geçen,
   • sayfaları açıklığa kavuşturmak için numaralandırdınız.

4. 
   

   
   Tutanak taslağınızın bir kopyasını üyelere dağıtın. Zaman çizelgesindeki iletişim bilgilerini kullanarak her üyeye birer kopya gönderin. İletişim bilgilerine sahip değilseniz, toplantı kolaylaştırıcısı sizinle iletişim kurabilmelidir.

5. 
   

   
   Toplantı tutanaklarını onaylattırın. Bir sonraki toplantıda sesli okumanız ve onay için göndermeniz istenebilir. Hareket kabul edilirse, tutanağın kabul edildiğini unutmayın.
   • Rapor onaylanmadan önce değiştirilirse, değişiklikleri yapın ve yapılan değişiklikleri açıklamadan değiştirildiği belgenin sonunda not alın.
   • Değişiklik teklifi, tutanakların onaylanmasından sonra yapılırsa, teklifin içeriğini ve kabul veya reddedilme kararını belirtiniz.

Bölüm 4 Toplantı Tutanakları Şablonlarını Kullanma

1. 
   

   
   Örnek toplantı tutanakları sunan bir siteyi ziyaret edin. Bu şablonlar zaman kazandıracak ve hatalardan kaçınacaktır.

2. 
   

   
   Sitelerinizi gözden geçirmek için zaman ayırın. Size uygun modeli bulmak için her biri tarafından sunulan olanakları kullanın.
   • Mevcut veya standart bir model gibi belirli bir modele ihtiyaç duyarsanız, araştırmanızı yapın ve seçilen modeli "indir" düğmesini veya "bir şablon kullanın" düğmesini tıklayarak indirin. Kaybedilmemesi için bulması kolay bir yerde sakladığınızdan emin olun.

3. 
   

   
   Dosyaya erişin. İndirmeyi tamamladığınızda, dosyayı açın ve "Microsoft Word" veya "Excel" de açın. Kolaylık ve kalite için "Microsoft Word" ün en son sürümünü kullanın. Yazılımı güncel tutmak, yeni özellikleri kullanmanıza izin verirken işleri kolaylaştırır.

4. 
   

   
   Şirketinizin logosunu ve telif hakkı sembolünü başlığa ekleyin. Örnek logoyu şablondan çıkarın ve indirme sitesinin kullanım şartlarını mutlaka okuyun. Kendinizi yasal sorunlar karşısında bulmak istemezsiniz, değil mi?

5. 
   

   
   Başlığı değiştir. Başlık alanında, "toplantı başlığı" kelimelerini vurgulayın ve dakikalarınızın gerçek başlığını girin.

6. 
   

   
   Belgenin sunumunu değiştirin (isteğe bağlı). Modelinizi daha çekici hale getirmek için renkleri değiştirebilir veya başka bir tema seçebilirsiniz. Çok basit: "düzen" sekmesini bulun ve "renkler ve temalar" bölümüne tıklayın. Bu şekilde, modelinizin görünümünü değiştirebilir ve hatta şirket logonuza uygun renkleri seçebilirsiniz.

7. 
   

   
   Bölümlerin alt başlıklarını girin. Doldurabileceğiniz birkaç alan olmalıdır. Daha fazla alana ihtiyacınız olabilir veya e'yi değiştirmeyi tercih edebilirsiniz. Bunları ihtiyaçlarınıza göre özelleştirin.

8. 
   

   
   Şablonu dizüstü bilgisayarınıza kaydedin. Böylece, seans sırasında dakikalarınızı yazmak için kullanabilirsiniz. "Microsoft Office" kullanmaya devam ederseniz, işler daha hızlı ve daha kolay olacak ve toplantıyı öncekinden daha fazla organizasyon ve hassasiyetle takip edebileceksiniz. Alternatif olarak, şablonunuzu el yazısı notlar almak için yazdırabilirsiniz, ancak gerekli bilgileri yazmak için yeterli alana sahip olduğunuzdan emin olun.

9. 
   

   
   Modelini kontrol et. Tebrikler! Rapor modeliniz bitti. Verimliliğiniz ve doğruluğunuz katlanarak artmalıdır, artık fikirlerinizi düzenlemenize yardımcı olacak bir modeliniz var. Herhangi bir projede olduğu gibi, yanlış veya eksik öğeleri tanımlamak için modelinizin ayrıntılarını inceleyin. Her şey yolunda olur olmaz, bir sonraki toplantılarınızda kullanabilirsiniz.