İşteyken telefona nasıl cevap verilir

İçerik

• aşamaları
• Bölüm 1 Telefonu aç
• Bölüm 2 Telefonda konuş

İş yerinde profesyonel bir imaj oluşturmak, herhangi bir profesyonel başarı için önemlidir. Şirketteki konumlarından bağımsız olarak, telefona cevap vermek neredeyse tüm çalışanlar için bir görevdir. İyi cevaplamak, telefon görüşmesine olumlu bir ton vermenize, muhabirin rahat hissetmenize yardımcı olur ve çeşitli sorularına kolayca cevap vermenize yardımcı olur.

aşamaları

Bölüm 1 Telefonu aç

1. 
   

   
   Çabuk cevap ver. İş hayatında veya profesyonel bir ortamda iken insanları meşgul etmek kibar değildir. Ahizeyi kaldırın ve üçüncü zilden önce aramayı cevaplayın.

2. 
   

   
   Ahizeyi kulağınıza koyun. Telefona hızlı bir şekilde cevap vermek önemlidir, ancak mikrofonu ağzınıza yakın bir yere yerleştirmek için hala sabırlı olmalısınız. Telefonun ahizesinin size ve kulağınıza takıldığından kesinlikle emin olana kadar konuşmaya başlamayın, böylece karşı taraf herhangi bir bilgiyi kaybetmez.

3. 
   

   
   
   
   Cevap vermeden önce derin nefes alın. Telefon ağzınıza yaklaştığında, kendinizi tanıtmadan önce derin nefes alarak başlayın. Bu, sakin olmanızı ve kendinize hakim olmanızı sağlar, bu da zihninizi toplamanızı ve sakince konuşmanızı sağlar.

4. 
   

   
   Kendinizi ve işinizi tanıtın. Muhabirinizin doğru yeri ve doğru kişiyi aradığından emin olmanız gerekir, bu nedenle onlara kim olduğunuzu ve işinizin ne olduğunu söylemeniz önemlidir. Önce şirketin adını belirttiğinizden emin olun. Kendi evinizi yaratmayı düşünebilirsiniz, böylece telefon çaldığında ne söyleyeceğinizi düşünmek zorunda kalmazsınız ve duruma göre hafifçe değiştirirsiniz.
   • Resepsiyon görevlisi veya santral operatörü olarak çalışıyorsanız, işin yürütülmesinde çok iyi bir uzmanlığa sahip olmanız önemlidir, çünkü arayan kişiye ihtiyaç duydukları tüm bilgileri almaları için yardım etmesi gereken kişi sizsiniz. "Merhaba, işte burda Şirketleri, Aygıta Joseph. Size nasıl yardımcı olabilirim? Böylece muhabir kiminle konuştuğunu ve sohbete devam etmesi için fırsat verecek olan şirketinizin kimliğinin ne olduğunu bilecek. Özel bir sekreter olarak çalışıyorsanız, çalıştığınız kişiyi belirtin (örneğin, "Bay Smith'in ofisi, aygıttaki Joseph"), çünkü bunun tam olarak muhabirinizin aradığı kişi olması mümkündür. katılmak.
   • Bir hizmetin parçasıysanız, ne tür sorular soracağını bilmek için kişiye ne yaptığınızı söyleyin. "Merhaba, bu Jessica'nın muhasebesi" diyerek kendinizi tanıtın. Temyiz sahibinin ofise veya istediği kişiyle iletişim kurup kurmadığını ve bir başkasıyla konuşup konuşmayacağını bilmesini sağlayın.

5. 
   

   
   
   
   Telefonun yanında bir defter ve bir kalem bulundurun. Bu, kişinin sizi terk etmesi veya size başka bilgiler vermesi durumunda hızlı şekilde not almanızı sağlar. Muhabirinizin yazacak bir şeyler aramasını beklemekten kaçının.

Bölüm 2 Telefonda konuş

1. 
   

   
   Konuşurken gülümse. İyi bir modda olmasanız bile, sadece gülümsemek ve öyle davranmak, muhabirinizin iyi olduğunuzu düşünmesini sağlayabilir. Ayrıca ruh halinizi iyileştirmenize yardımcı olabilir.

2. 
   

   
   Net ve profesyonelce konuşun. Profesyonel bir ortamda olduğunuz için, siz ve muhabirinizin birbirinizi net ve doğru bir şekilde anlayabilmesi önemlidir. Sakince konuşun ve kelimelerinizi telaffuz edin, böylece iyi gittiğinden ve anladığından emin olabilirsiniz.
   • "Evet", "kesin" veya "nah" gibi tanıdık argo ifadeleri kullanmaktan kaçının. Onun yerine "evet" ve "hayır" gibi net kelimeler ve ifadeler kullanarak onunla konuşun. Diyalog sırasında muhabirinizle ne şekilde bilgi alışverişinde bulunursanız olun, aranızdaki herhangi bir karışıklığı önleyin. Varsa, "teşekkür ederim" ve "hiçbir şey" gibi normal kibar ifadeleri söylemeyi unutmayın.
   • Kişiye harflerle veya telefon numaralarıyla (bir isim veya telefon numarası gibi) özel bilgileri iletmek istiyorsanız, fonetik alfabenin iyi bir şekilde bilinmesi yararlı olabilir. Bu şekilde, "M" ve "N" ile aynı şekilde telaffuz edilen harfleri karıştırmaktan kaçının, "M yedikleri gibi" gibi yararlı ipuçları uygulayın.

3. 
   

   
   Muhabir ile profesyonelce konuşun. Kişinin adını ("Bay Smith") kullanın ve özellikle de yazışmayı şahsen bilmiyorsanız, ilk adını değil. Adını unutma ve konuşma sırasında kullanarak onu ele al.
   • Size söyleyeceği anda, adını hatırlayabilmeniz için ismini yazmak isteyebilirsiniz. Bu çok faydalı olabilir.

4. 
   

   
   Gerekirse aramayı aktarın. Birisi sizi çalışmaya çağırırsa, belirli bir sorunu çözmeye çalışıyor ya da belirli bir kişiye gönderecek soruları oluyor. Bir soru veya endişeyi nasıl cevaplayacağınızı gerçekten bilmiyorsanız, cevaplamaya çalışmayın. Bunun yerine, aramanızı size daha iyi cevap verebilecek ve size yardımcı olabilecek birine aktarmanızı önerin. Ayrıca, onun problemini umursadığını ve çözmesine yardım etmeye istekli olduğunu da gösterecektir.
   • Günümüzde masaüstü telefonların çoğunda arama aktarma özelliği var. Bu özelliğin ofisinizde olup olmadığını ve nasıl çalıştığını öğrenin. Aksi takdirde, muhabirinizin arayacağı kişinin numarasını alınız ve ona bilgiyi iletiniz.
   • Bunu yaparak mümkün olduğunca kibar olmayı unutmayın ve aramayı aktarmayı teklif edin. Örneğin, "Korkarım sorunuzu cevaplayamıyorum. Aramanı Jacques'e göndermemi ister misin, sana daha iyi yardım edebilecek? "
   • Başka kimse yoksa, bir tane almanızı öneririz. Bunu daha sonra iletmeyi unutmayın.

5. 
   

   
   Aramayı profesyonelce sonlandırın. Ona açıkça ve kibarca konuşmanın bittiğini ve sadece "teşekkür ederim" veya "güle güle" diyerek telefonu kapatabildiğini söyleyebilirsiniz. Konuşmanın devam edip etmemesi konusunda bir karışıklık olmamalıdır.
   • Muhabirin telefonu kapatsın. Aradı, bu yüzden ilk aradığında konuşmasını bitirdiğinde istediğini elde etmesine izin vermelisin. Konuşmayı sonlandırmaya hazır olmasa bile telefonu kapatırsanız, kaba görünebilir veya hayati bilgilerin sizden kaçmasına izin verebilirsiniz.