Alacaklar nasıl ele alınır?

İçerik

• aşamaları
• 1. Bölüm Kredi Uygulamalarını Tanımlama
• Bölüm 2 Fatura müşterileri
• 3. Bölüm Alacak hesaplarının takibi
• Bölüm 4 Alacak Muhasebesi Yöntemlerini Uygula

Bir kredi kuruluşuna sahipseniz ve müşterilerinize kredi sağlıyorsanız, ticari alacaklar için prosedür tanımlamanız önemlidir. Müşteri Kredisi, müşterinizin size bir hizmet alma izni vermesi veya daha sonra size ödeme sözü vermek karşılığında hemen bir ürün bulundurmasıdır. Başka bir deyişle, size ödeme yapmadan önce ürünlerinizi elinize almasına izin veriyorsunuz. Kredi kartlarını kabul ederseniz, veren şirket riskleri yönetir. Müşterilerin çek veya nakit olarak ödeme yapmaları durumunda, ödemeleri kontrol etmeli ve riskleri yönetmelisiniz. Ticari alacaklarla ilgilenmek, kredi vermek için prosedürler oluşturmak, fatura oluşturmak, vadesi gelen ve alınan ödemeleri beyan etmek ve muhasebe işlevlerini yerine getirmekten ibarettir.

aşamaları

1. Bölüm Kredi Uygulamalarını Tanımlama

1. 
   

   
   Bir kredi başvuru prosedürü geliştirin. Bireylere mi yoksa sadece şirketlere mi kredi vermek istediğinizi belirleyin. Tüm müşterilerinizden kredi itibarlarını değerlendirmek için bir başvuru yapmasını isteyin. Tüm kredi başvuru sahiplerinin hesaplarını kontrol edin.
   • Bireyler isimlerini, iletişim bilgilerini, istihdam bilgilerini ve sosyal güvenlik numaralarını sağlamalıdır.
   • İşletmeler, işletme isimlerini, muhasebe departmanlarına ait iletişim bilgilerini, diğer şirketlerden kredi tarihçelerini ve müdürlerinin isimlerini vermelidir.

2. 
   

   
   Genel satış koşullarını belirlemek. İhtiyaçlarınızı ve müşterinin yükümlülüklerini açıklayan bir belge geliştirin. Ayrıca ödeme vadesini de belirtin. Örneğin, ödemelerin satın alma tarihinden itibaren 30 gün içinde yapılması gerektiğini belirtebilirsiniz. Geç ödeme için ödenecek faiz miktarını belirtin. Müşterinin iade edilen çekler veya borç tahsilâtı için ücretleri ödemek zorunda kalacağını belirtin.
   • Kredi başvurusunda bulunanların, cümleleri okuduklarını ve anladıklarını onaylamak için formu imzalayabilmeleri gerekir.

3. 
   

   
   
   
   Tüketici kredisine ilişkin yasalara saygı gösterin. Tüketici kredisi, bir borç verenin borçluya (şahıslar veya finansal şirketler) mal ve hizmet alımlarını finanse etmek için iade edilebilir bir miktar para sağladığı bir sözleşmedir. Fransa'da, Lagarde yasası tüketicileri korumak için tüketici kredilerinde reform yaptı. Bu yasa aynı zamanda borç verenlere yeni yükümlülükler getirmektedir. İşte bu kanunun sağladığı bazı hükümler.
   • Borç verenler, hiçbir şekilde kredinin müşterinin durumunu iyileştirdiğini ilan etmemelidir.
   • Borç veren, kendisine en uygun sigortayı seçmekte özgürdür.
   • Kredi kurumlarının, borçlunun kredibilitesini kontrol etmesi ve borçlunun FICP dosyasına kayıtlı olmadığından emin olması gerekir.
   • Tüketici kredisini düzenleyen yasalar hakkında daha fazla bilgi için bu makaleye bakın.

Bölüm 2 Fatura müşterileri

1. 
   

   
   
   
   Bir fatura ne olduğunu anlayın. Fatura, bir alıcının satış anında bir satıcıdan aldığı belgedir. Satılan ürün ve hizmetleri, maliyetlerini ve ödemenin beklendiği tarihi detaylandırır. Fatura makbuzdan farklı. Satınalma fişi, yalnızca müşteri satın alma sırasında tam olarak ödeme yaparsa verilir. Daha sonraki bir tarihte veya kademeli olarak ödeme yaparsa, ona bir fatura vermelisiniz.
   • Fatura açıklamadan farklı. Müşteriye bir veya daha fazla mevcut faturayla birlikte bir ifade gönderilir ve ödenmesi gereken toplam tutarı belirtir. Başlıca rolü fatura sürecini kolaylaştırmaktır.

2. 
   

   
   Fatura yönteminizi seçin. Size iki seçenek sunulur: faturaları kendiniz düzenleyebilir veya bunu yapmak için bir şirket kiralayabilirsiniz. Yeni başlıyorsan, kendin yap. Şirketinizin finansmanı hakkındaki bilgilerinizi derinleştirebileceksiniz. Daha sonra bu görevi başka bir kişiye verebilirsiniz.

3. 
   

   
   İlgili tüm bilgileri faturaya ekleyin. Sözcüğü açıkça yazın. Müşteriyi ve sağlanan ürünleri veya hizmetleri tanımlamak için bilgi ekleyin. Adınızı, iş biriminizin adını ve müşterilerin ödemeleri göndermesi gereken adresi açıkça belirtmeyi unutmayın.
   • Her faturaya benzersiz bir numara atayın.
   • Tarihi açıkça belirtin.
   • Müşterinin adını ve adresini, ayrıca şirketinizin adını ve adresini belirtin.
   • Satın alınan ürün veya hizmetleri ve satın alma tarihini açıkça belirtin.
   • Ödenecek tutarı ve ödemenin son tarihini belirtin.

4. 
   

   
   Elektronik veya kağıt fatura düzenlemeyi seçin. Kağıt faturaları postayla, elektronik faturaları e-postayla veya her ikisiyle gönderebilirsiniz. Müşteriler faturaları nasıl almak istediklerini belirtmelidir. Elektronik faturalama, kağıt faturaya göre daha rahat ve daha ucuzdur. Ancak, bazı müşteriler finansal bilgileri çevrimiçi olarak ifşa etmekten hoşlanmazlar. Ayrıca, bir müşteri e-posta adresini değiştirirse, onunla bağlantı kurmakta sorun yaşayabilirsiniz.

5. 
   

   
   Faturaya bir cevap zarfı eklemeye çalışın. Müşteriler, ödemelerini daha kolay bir şekilde gönderebilecek. Adresinizi doğrudan zarfın üzerine girin. İsterseniz, bir pencere zarfı alın, adresinizi faturaya yazdırın ve müşterinizden adresinizin pencerede göründüğünden emin olmasını isteyin. Bir müşteri genellikle çevrimiçi veya şahsen ödeme yapıyorsa, not alın. Bir müşteri bir yanıt zarfı almak istemiyorsa, bu masraftan tasarruf edin.
   • Ödeme sürecini kolaylaştırmak için, faturalandırılabilir faturalandırılmış hesapları otomatik olarak çıkarmak için doğrudan bir mevduat sistemi kurun. Genel olarak, böyle bir sistemi bankalarınız aracılığıyla kurmak kolaydır.

3. Bölüm Alacak hesaplarının takibi

1. 
   

   
   Borç yönetim sistemini tercih edin. Excel kullanarak çevrimdışı manuel veri giriş sistemlerini tercih edebilirsiniz. Ancak, şirketiniz büyüyorsa, yönetim sürecinizi QuickBooks gibi borç yönetimi yazılımıyla otomatikleştirebilirsiniz. Ayrıca, Mint veya FreshBooks gibi Web tabanlı finansal yönetim araçlarını da kullanabilirsiniz.

2. 
   

   
   Manuel bir kredi raporlama sistemi kullanın. Excel'de bir elektronik tablo hazırlama fırsatınız olacak. Tarih, müşteri adı, ödenecek tutar, fatura numarası ve ödeme tarihi için sütunlar oluşturun. Faturalarınızı göndermek ve ödemeleri almak için bilgileri tabloya girin.
   • Tüm faturalarınızı düzenlemek için bir fatura şablonu oluşturmanız ve kullanmanız gerekir.
   • Alacak dosyasını ve ödemeli fatura klasörünü saklayın.
   • Ödenmemiş faturalar alacak dosyasında tutulur.
   • Faturalar ödendiğinde, onları doğrudan alacaklar dosyasından silin ve ödemeli faturalar klasörüne koyun.

3. 
   

   
   Yazılım kullanarak alacakları takip edin. Alacak seçeneği olan bir muhasebe yazılımı kullanıyorsanız, fatura ve ödemeleri kolayca takip etmek için kullanabilirsiniz. Sistemdeki müşteri ve satış bilgilerini doğrudan düzenleyebilirsiniz. Bu, otomatik olarak kağıt ve elektronik faturalar oluşturmanıza olanak sağlar. Sistem İnternet kullanıyorsa, faturaları doğrudan müşterilere e-postayla gönderebilirsiniz. Hangi faturaların hala ödenmeyeceğini belirten bir rapor çalıştırma seçeneğiniz vardır, bu nedenle, ödenmiş ve ödenmemiş faturalar için ayrı kağıt dosyaları saklamanız gerekmez.
   • Bir muhasebe yazılımıyla, faturaları kronolojik sıraya göre de sınıflandırabilirsiniz. Bu işlem, ödenmemiş faturaların geç ödeme günlerine göre ayrılmasını içerir ve ödemeler 30, 60 veya 90 güne kadar geciktiği zaman belirli önlemleri öngören bir tahsilat politikası uygulamanıza olanak tanır.

4. 
   

   
   Müşterilere aylık hesap özetleri verin. Hesap beyanı faturadan farklıdır. Ayda bir kez verilir ve eski faturalarda ödenmesi gereken tüm tutarları detaylandırır. Hesap beyanı ayrıca alınan ödemeleri de gösterir. Son olarak, bu belge ödenmemiş kalan herhangi bir dengeyi gösterir. Ödenmemiş hesaplar durumunda, ödenmemiş hesapları tanımlamak, izlemek ve kurtarmak için bir sistem mevcut olmalıdır.

Bölüm 4 Alacak Muhasebesi Yöntemlerini Uygula

1. 
   

   
   Süreci otomatikleştirmek için muhasebe yazılımı kullanın. Muhasebe yazılımı sadece fatura oluşturmanıza izin vermekle kalmayacak, aynı zamanda aylık mali tablolarınızı otomatik olarak ayarlayacaktır. Bu tür bir otomasyonun avantajı, size çok fazla zaman kazandırması ve aynı bilgileri bir kereden fazla manuel olarak girmek yerine işinizi kolaylaştırmasıdır. Bu sistemin diğer bir yararı, farklı raporlar hakkında farklı miktarlar veya bilgiler yazarken daha az hataya sahip olmanızdır.

2. 
   

   
   Hizmet satışlarının krediyle açıklanması. İlk olarak, satış hesabını hizmet için ödenecek tutarla kredilendirin. Ardından alacakları aynı tutardan borçlandırın. Müşteri ödeme yaptığında, ödenen tutarın cari hesabını borçlandırır. Ardından, müşteri hesabına aynı tutarı ödünç alın.
   • Bir hizmet için bir müşteriye 5.000 ABD doları fatura gönderdiğinizi varsayalım.
   • Alacaklara 5.000 € tutarında bir borç girişi yapın. Bilançoda aktifde yer alan alacaklar artar.
   • Satışta 5.000 € tutarında bir kredinize yazı harcayın. Finansal tablolarda satış artışı.

3. 
   

   
   Kredili mal satışlarının açıklamasını yapın. İlk olarak, satışı ve ilgili alacakları kaydetmek için günlük girişlerini günlüğe yerleştirin. Hizmet için yaptığınız gibi, satışları ve ticari alacakları kredilendirmeniz gerekir. Ardından müşteriye satılan stoğu maliyet olarak düşürün ve tasarruf edin.
   • Müşteriye 7.000 $ değerinde mal sattığınız 10.000 dolarlık bir ticari işlem yaptığınızı varsayalım.
   • Satışlarda 10.000 Euro tutarında kredi girişi ve alacaklarda 10.000 Euro tutarında borç girişi yapın.
   • Ardından, satılan malların maliyetine 7.000 Euro tutarında bir borç yazınız. Bu, finansal tablolarda gider şeklindedir. Ardından envanter hesabına 7.000 ABD doları tutarında bir kredi girişi yazın. Bilançodaki stok eksikliği 7.000 € azaldı.

4. 
   

   
   Kötü borçlar gönderin. Kötü borçları tanımanın en iyi yöntemi, günlük girişlerinde her ay biriken ödenmemiş faturaların sayısını tahmin etmektir. Bu teknikle, faturaların düzenlendiği aydaki kötü borç giderlerini kaydetmek mümkündür.Tüm giderlerin, elde edilen gelirlerle aynı ay içerisinde muhasebeleştirilmesi gereken uzlaşma ilkesi ile tutarlıdır.
   • Eğer kötü borç biriktirmiyorsanız ve sadece bir müşteri ödeme yapmadığında kötü borçları hesaba katmayı bekliyorsanız, bu mutabakat ilkesini ihlal eder.
   • Örneğin, bir ay içinde 40.000 Avro'luk bir fatura ödenmeyeceğini tahmin ederseniz, kötü borçlar hesabına 40.000 Avro'luk bir gider kaydetmeye devam edin. Bu, mali tablodaki gider kalemi olarak görünür.
   • Ek olarak, bilançodaki şüpheli hesaplar için aynı tutarda bir kredinin ödenek hesabına bir giriş yapın.
   • Ödenmemiş kalan faturaları tanımladığınızda, yalnızca kötü borçlu hesaplardan ve alacaklı kredi hesaplarından para çekmeniz gerekir.

5. 
   

   
   Erken ödeme için indirim uygulayın. Peşin ödeme için indirim yaparsanız, müşteri faturadaki toplam tutardan daha az ödeme yapar. Ardından spread'i, satış indirimi hesabında kar indirimi olarak kaydedin. Bu, gelir tablosundaki tutarsızlıkları kontrol etmenizi sağlayacaktır.
   • Bir müşteriye 1000 dolar fatura gönderdiğinizi ve 10 gün önce ödeme yaptığınız için ona% 10 indirim veya 100 € verdiğinizi varsayalım. Ancak bu müşteri yalnızca 900 € öder.
   • Alacaklara 1.000 € giriş yapın.
   • Satışlarda 900 €, satışlarda 100 € borç.

6. 
   

   
   Tarihsel bir ticari alacak beyanı hazırlayın. Böyle bir rapor, tüm ödenmemiş faturalar hakkında size ayrıntılı bilgi verecektir. Faturaların kaç yaşında olduğunu göstermek için yapılandırılmıştır. Örneğin, mevcut faturalar için, 0 ila 15 gün, 16 ila 30 gün, 31 ila 45 gün ve 45 günden fazla gecikmiş olanlar için sütunlar olabilir. Kötü borç tahmin etmek için kullanabilirsiniz. Bu raporu, takip işlemi gerektiren faturaları tanımlamak için de kullanabilirsiniz.