Etkili vaktinizi nasıl organize edersiniz

İçerik

• aşamaları
• Bölüm 1 Zamanınızın mevcut yönetimini değerlendirin
• Bölüm 2 Dikkat dağılmaları önleme
• Bölüm 3 Vaktinizi etkili kullanma

Herkes birilerinin gün içinde yapmaları gereken her şeyi yapmak için yeterli saat olmadığından şikayetçi olduğunu duymuş. Vaktinizi düzenlemek ve yönetmek için bazı temel ipuçları, zamanınızı en iyi şekilde değerlendirmenize yardımcı olabilir. Vaktinizi etkin bir şekilde nasıl düzenleyeceğinizi öğrenerek daha birçok şeyi başarabileceksiniz.

aşamaları

Bölüm 1 Zamanınızın mevcut yönetimini değerlendirin

1. 
   

   
   Günlük aktivitelerinizi gözlemleyin. Her gün ne yaptığınızı izleyin ve zamanınızı harcadığınız farklı yolları not edin. Yapmanız gereken şeyi yapmak için harcadığınız zamanla karşılaştırdığınızda, günde ne kadar zaman harcadığınızı görünce şaşıracaksınız.
   • Örneğin, kahvaltınızı hazırlarken, ev işlerini yaparken, duş alırken vb. Daha boşuna etkinliklere dikkat etmeyi unutmayın.

2. 
   

   
   Tüm faaliyetlerinizi bir not defterine yazın. Tüm faaliyetlerinizi gözlemledikten ve ne kadar zaman harcadığınızı tahmin ettikten sonra, not defterine yazın. Tüm bilgileri aynı not defterine koyun, çünkü tekrarlanan kalıpları ve zaman kaybettiğiniz zamanları aynı sayfada görürseniz daha kolay tanımlayabilirsiniz.
   • Hiçbir şey hatırlamayın ve defterdeki her girişi açıkça not edin. Ayrı olayları tek bir girişte gruplamayın, küçük görevleri küçümsemeyin ve günün nasıl bozulduğunu değerlendirirken tam olarak zamanlarını yazın.
   • Bazı aktiviteleri kategorilere ayırmak faydalı olabilir. Örneğin, mavi ev işlerini, kırmızı iş etkinliklerini ve siyah hobileri fark edebilirsiniz. Bu, zamanınızı nasıl harcadığınızı daha iyi görmenize yardımcı olacaktır.

3. 
   

   
   
   
   Zamanını değerlendirin. Bir saatini hiçbir şey yapmadan geçiriyor musun? Nerede yenileceğine karar vermek için iki saat? İnternette gezinmek için sekiz saat? Size zamanınızı nasıl harcadığınızı söyleyen şablonları bulun ve hangi faaliyetlerin gerekli olduğunu ve hangi faaliyetlerin gerekli olmadığını belirleyin.
   • Kendini kontrol edemediğin için zaman mı kaybediyorsun? Bir gecede işleri çok sık mı kullanıyorsun? Çok fazla sorumluluk kabul ediyor musunuz? Bunlar, zamanınızı nasıl harcadığınızı değerlendirirken kendinize sormanız gereken sorular.
   • Gününüzü anlam ifade etmeyecek şekilde böldüğünüzü fark edebilirsiniz. Örneğin, yarım saat boyunca işe gitmeden önce on dakikayı önemsiz şeyler yaparak geçirmeden önce yarım saat çalışmak akıllıca olmayabilir. Bir saat boyunca çalışırsanız ve daha az önemli şeylerle ilgilenirseniz daha odaklı ve üretken olacaksınız.
   • Görevlerinizi çözerek çözmeniz daha iyi olur. Bu yöntem, dikkatinizi dağıtmadan tek bir göreve belirli bir süre ayırmanızı ister.

4. 
   

   
   
   
   Ayarlamaları düşünün. Artık zamanınızda ne yaptığınızı tam olarak bildiğinize göre, zamanlamanızda etkin ayarlamalar yapmaya başlayın. Azalmayacağınız alanları tanımladığınızdan emin olun. Çünkü bir şeyin boşa harcadığı zaman çok fazla zaman alıyor.

5. 
   

   
   Neyin yanlış olduğunu bulun. Çalışma kağıtları göndermek için günde üç saat harcıyorsanız, bu etkinlik için harcadığınız zamanı azaltamayacaksınızdır. Bununla birlikte, işler arasında dört veya beş personel gönderirseniz, bu etkinlik için harcadığınız zamanı azaltabilirsiniz.

6. 
   

   
   Alışkanlıklarını değiştir. Vaktinizi yönetmekle ilgili probleminiz ne olursa olsun, her zaman bir çözüm vardır. Vaktinizi boşa harcadığınız zamanı veya vaktinizi harcamanız gereken yolu bulduğunuzda, zaman yönetimi alışkanlıklarınızı değiştirmek için ortak bir çaba göstermeniz gerekecektir.
   • Ev işi yapmak veya yemek hazırlamak için çok zaman harcıyorsanız, bir bakıcı veya aşçı tutmayı düşünün. Bazı insanlar için zamanları paralarından daha değerlidir.
   • Gününüzün iyi bir bölümünü amaçsızca internette sörf yaparak geçirebilirsiniz. Çalışmayı veya başka bir şey yapmayı tercih ettiğinizde, belirli sitelere veya sosyal ağlara erişiminizi kısıtlayabilirsiniz.

Bölüm 2 Dikkat dağılmaları önleme

1. 
   

   
   Hayatınızdaki dikkat dağıtıcı şeyleri tanımlayın. Sürekli dikkat dağıtıcı şeyler, iyi zaman yönetimi için en büyük tehdittir. Hangi faaliyetleri veya hangi kişilerin zamanınızı boşa harcama eğiliminde olduğunu anlamanız gerekir. Konuşmayı hiç bırakmayan bir arkadaş ya da sizi işten uzak tutan suçlu bir zevk olsun, zamanınızı boşa harcayan herhangi bir şeyden kaçınmanın yollarını bulmanız gerekir.
   • İstenilen sonuçları vermeyen bir şey için çok zaman harcıyorsanız, muhtemelen yaşamınızda kaçınmanız gereken bir dikkat dağıtıcı olabilir.
   • Bir ofiste çalışıyorsanız, muhtemelen meslektaşlarınızın çoğunu dikkat dağıtıcı olarak düşüneceksiniz. Yapmanız gereken şeyler olduğunda gereksiz konuşmalardan kaçının. Ancak, ofisteki tutumunuzun kariyerinizin ilerleyişi için zaman yönetimi becerileriniz kadar önemli olduğunu unutmayın, bu yüzden kötü olmamalısınız.

2. 
   

   
   Telefonda uzun konuşmalardan kaçının. Telefona asmak için çok zaman harcıyorsanız, konuşma alışkanlıklarınızı ayarlamanız gerekebilir. Genelde, telefon görüşmeleri yerine yüz yüze daha hızlı sonuçlar elde edebilirsiniz, bu yüzden hatta bekleterek geçirdiğiniz süreyi azaltmanız gerekir.
   • Birçok telefon konuşması, özellikle başında veya sonunda, gereksiz veya gereksiz tartışmaları içerir. İnsanlar telefonda iken konudan sapma eğilimindedirler, bu nedenle dikkat etmeniz gerekir. Yüz yüze görüşmelerde, yalnızca sizi ilgilendiren konuyu tartışmak zorunda kaldığınızı hissedersiniz. Bunun nedeni, arayan kişinin önündeyken başka dikkat dağıtıcı olmamasıdır.

3. 
   

   
   İnternette çok fazla zaman harcamayın. Birçok kişi, net yapılması gereken işleri başarmak için önemli bir araç olarak kullanır. Ancak, işe yaramaz makaleler veya spor haberlerini okumaktan veya yıldızların, kedilerin veya köpek yavrularının resimlerini izlemekle ilgilenen pek çok kişi var. İnterneti kullanırken odaklanın. Web’in sunduğu dikkat dağıtıcı etkilerin azaltılmasına yardımcı olmak için belirli uygulamaları, siteleri ve etki alanlarını engelleyen programlar yükleyebilirsiniz.
   • Başka bir şeye odaklanmanız gerektiğinde Facebook'tan ve diğer sosyal paylaşım sitelerinden kaçının.
   • Ayrıca Google’da çeşitli konuları aramak için zaman harcayacaksınız. Tek bir konu üzerinde hızlı bir arama yapmayı düşünebilirsiniz ve bunu bilmeden önce Net'in derinliklerini aramak için üç saat geçirdiniz.

4. 
   

   
   "Rahatsız etme" işareti kullanın. Muhtemelen otel odalarının kapısına asılan bu tabelayı biliyorsunuzdur. Ofiste veya işyerinizde de aynı derecede etkili olabilir. Kalacağınız bir sonraki otelde olanı alarak ya da gerektiğinde ofis kapınıza asabileceğiniz evde yazdırarak bu tür tabelaları alabilirsiniz. Bu, sizi işinizden alıkoyacak gereksiz konuşma riskinden kaçınmanıza yardımcı olacaktır.
   • Evde çalışıyorsanız, yalnızca iş için ayrılmış bir alana sahip olmak çok önemlidir. TV, telefon veya video oyun konsolu sizi işinizden kolayca uzaklaştırabileceğinden, evin ortak alanlarında çalışmayın.

5. 
   

   
   Kaçınılmaz dikkat dağıtıcı şeyler için zaman ayırın. İnsanların kaçınamayacağı bazı dikkat dağıtıcı şeyler var. Bazen, bazı şeyleri ve başkalarını tartışmak için size gelen ve ailenizin basit bir konuda yardıma ihtiyacı olan yaşlı bir üyesini oluşturan patronunuzdur. Bu kaçınılmaz rahatsızlıklar ne olursa olsun, önceden hazırlarsanız, tamamlamanız gereken diğer projeler veya faaliyetler için ihtiyacınız olan süreyi etkilemeyecektir.

Bölüm 3 Vaktinizi etkili kullanma

1. 
   

   
   Her şeyi yaz. Tamamlamanız gereken görevleri tamamlamak için hafızanıza güvenmeyin. Yapmanız gereken her şeyi tek bir yere yazın ve hedeflerinize ulaşmak için sık sık bu listeye başvurmaya hazır olun.
   • Söz konusu görev size küçük veya ikincil gibi görünse bile, not alın. Takviminiz, "çağrı John", "kar marjlarını araştırın" veya "patrona gönderin" gibi küçük yorumlarla doldurulmalıdır.
   • Ortaya çıkan görevleri not etmek için sürekli yanınızda bir defter bulundurun. Onları daha sonra yazmayı hatırlayacağınızı düşünüyorsunuz, ancak yapmayacaksınız.

2. 
   

   
   Bir takvim kullanın. Düzenlemenize yardımcı olacak araçlarınıza basit bir takvim ekleyerek zamanınızı daha verimli bir şekilde düzenleyebilirsiniz. Programınıza eklendiğinde yeni tarihler, ödevler veya toplantılar yazın. Neyin geldiğini öğrenmek için takviminizi tekrar okumak için her sabah zaman ayırın.

3. 
   

   
   Çok çalışmaktan kaçının. Yapacak çok fazla şey yapmamak veya aynı anda çok fazla projeden sorumlu olmaktan kaçınmak için programınızı düzenleyin. Vaktiniz olduğundan emin olmak için herhangi bir şeyi kabul etmeden önce takviminizi kontrol edin. Bu, düzenli kalmanıza ve takviminize düzenli olarak bakmanıza yardımcı olur.

4. 
   

   
   Dikkat dağıtıcı şeyleri ortadan kaldırın. Dikkatinizi dağıtabilecek veya amacınızı gözden kaçırmanıza veya geç kalmanıza neden olabilecek unsurları ortadan kaldırarak zamanınızı verimli bir şekilde organize edin. TV'leri ve oyun konsollarını, sadece ilk önce yapılması gereken işlere odaklanmak ve hobileri daha sonra tutmak üzere çalışmak için okuduğunuz veya faturalarını ödeyeceğiniz odadan uzak tutun.

5. 
   

   
   Görevlerinizi düzenleyin. İlk önce bazı önemli ya da acil işleri yapmak için kendinizi organize ederek zamanınızı verimli bir şekilde yönetin. Özel bir renk işaretleyiciyle vurgulayarak veya bir çıkartma koyarak takviminizde not alın. Onları bitirmek için kendinize zaman ayırmak için önce bu acil aktivitelere dikkat edin, sonra ilkleri bitirdikten sonra daha az acil aktiviteler üzerinde çalışın.
   • Zaman zaman önceliklerinizi değiştirmek için tereddüt etmeyin. Son dakikada ortaya çıkabilecek ve hızlı bir şekilde dikkatinizi gerektiren şeyler var. Yaptığınız şeyi yapmayı bırakmanız ve bazen enerjinizi ve zamanınızı son dakika aktivitesine odaklamanız gerekecek. Sadece çok sık olmadığından emin ol.
   • Gün içinde önceliklerinizi sürekli olarak yeniden düzenlediğinizi fark ederseniz, bir şeyler yanlış olur. Zamanın kullanımında küçük değişiklikler beklemeniz gerekse bile, sürekli değişiklikler yapmanız gerekiyorsa, bunun nedeni faaliyetlerinizi en başından beri doğru şekilde organize etmemiş olmanız olabilir.

6. 
   

   
   Gerçekçi ol. Her görevinizi tamamlamak için kendinize gerçekçi bir zaman verin. Bir etkinliğin tamamlanması yarım saatten bir saate kadar süreceğini düşünüyorsanız, kendinize bir saat verin. Bir aktivitenin ne kadar süreceği konusunda gerçekçi kalarak, aşırı yüklenmekten veya geç kalmaktan kaçınırsınız.
   • Önleme her zaman tedaviden daha iyidir ve ihtiyaç duyduğunuzdan daha fazla zaman verir. Görevinizi daha önce bitirirseniz, verimliliğinizi etkilememesi gereken bir sonraki göreve geçebilirsiniz.

7. 
   

   
   Temel etkinlikleri düzenleyin. Yemek veya duş gibi temel aktiviteler için ihtiyacınız olan zamanı saymayı unutmayın. Bu sizin için doğal görünebilir, ancak bunları unutmadığınızdan veya geç kalmadığınızdan emin olmak için diğer etkinlikleriniz arasında zaman ayırmanız önemlidir.

8. 
   

   
   Bir hatırlatma sistemi kullanın. Önemli görevleri ve son başvuru tarihlerini hatırlamanıza yardımcı olmak için programınıza ek olarak basit bir hatırlatma sistemi kurun. Bir şeyler yapmayı ya da bir etkinlik planlamayı hatırlamak için, telefonunuzda bulunan postayı veya uyarıları günün belirli saatlerinde kullanın. Bu sistem hiçbir şeyi unutmamanıza yardımcı olacak.
   • Ne yapmanız gerektiğini hatırlamak için başkalarına güvenmekten kaçının. Muhtemelen kendini unutacağın gibi seni unutacaklardır.
   • Yapmanız gereken çok önemli bir şey varsa, birçok hatırlatıcı düzenleyin. Bir post-it veya telefondaki bir uyarıyı göz ardı edebilirsiniz.

9. 
   

   
   Yardım isteyin. Birinden yardım isteyin veya gerekirse daha basit görevleri devredin. Kendinizle gurur duyarsanız ve evden yardım almak veya meşgul olduğunuzda akşam yemeği hazırlamak gibi birinden basit işler yapmasını istemeniz durumunda, zamanlamanızı yönetmede kendinize yardımcı olacaksınız.
   • Sorumluluklarınızı nitelikli insanlara devrettiğinizden emin olun. Söz konusu görevi bitirmek yeterli değildir, ayrıca iyi yapılmasını istersiniz.
   • Meslektaşlarınızdan sürekli yardım isteme alışkanlığı edinmeyin. Bu, zamanınızı nasıl yöneteceğinizi bilmediğinizi gösterir. Tembel ve motive olmayacaksınız.

10. 
    

    
    Verimliliğinizi değerlendirin. Zaman zaman geri adım atmak ve başardıklarınızı, performansınızın kalitesini ve sizi attığınız zamanı analiz etmek gerekir. İşinizin ve hayatınızın bu yönlerinin farkında olarak, programınızda ve günlük alışkanlıklarınızda, şaşırtıcı derecede etkili sonuçlar verebilecek değişiklikler yapabilirsiniz.

11. 
    

    
    kendinizi ödüllendirin. Çok çalışıyorsanız veya çok çalışırsanız, bir bitkinlik aşamasına varacaksınız ve en basit işlere bile konsantre olmanız zor olacak. Öyleyse, başardıklarınızı kutlamak için zaman zaman biraz zaman ayırmanız ve gerçekten sevdiğiniz bir şeyi yaparak kendinizi ödüllendirmeniz gerekir.
    • Boş zamanınızı eğlenerek geçirdiğinizden emin olun. Telefonu kapatın ve sorularınızı cevaplamaktan kaçının. İş ve zevki karıştırırsan, zevk almayacaksın ve yorgunluk biriktireceksin.
    • Pazartesi veya cuma çalışıyorsanız, hafta sonunu dinlenin. Aynı projeye ara vermeden sadece üç ay çalıştıysanız, işiniz bittiğinde küçük bir tatile çıkın.