Bir ilerleme raporu nasıl yazılır

İçerik

• aşamaları
• 1. Bölüm Süreci başlat
• 2. Bölüm Raporun yazılması
• 3. Bölüm Ortak Hatalardan Kaçınmak

İlerleme raporları, profesyonel veya akademik bir projeyi yönetmek için çok önemlidir. Ayrıca, gerçekleştirdiğiniz projenin ilerleyişinde üstlerinizi, meslektaşlarınızı veya müşterilerinizi daha iyi bilgilendirmenize yardımcı olurlar. Raporunuz, yapılan işi ve projeyi tamamlamak için atılması gereken adımları belirtmelidir.

aşamaları

1. Bölüm Süreci başlat

1. 
   

   
   Raporunuzun amacını belirleyin. Birisi sizden birkaç nedenden dolayı bir ilerleme raporu tanımlamanızı isteyebilir. Açıkçası ve çoğu durumda, belirli bir projeyi tamamlama konusunda kaydettiğiniz ilerlemeyi göstermek. Bununla birlikte, hedefinizi biraz daha yakından göz önünde bulundurmanız gerekecektir.
   • Bir programın veya araştırma projesinin ilerleyişine dair bir rapor, profesyonel bir proje hakkındaki rapordan biraz farklı olacaktır. Bu durumda, maliyet gibi diğer unsurları dikkate almadan mutlaka bilgi vermeniz istenecektir, ancak bu her zaman böyle değildir.
   • Bir müşteriye verilen rapor, bir üst için yazılmış bir rapordan farklı olacaktır. Her iki durumda da, raporunuzu yazmanın nedenlerini dikkate almanız gerekecektir.

2. 
   

   
   
   
   Okuyucunuzu belirleyin. Raporunuzun hedefini belirledikten sonra, e'nize eklemek için okuyucularınızın ihtiyaç duyduğu bilgileri seçmeniz gerekir. İlerleme raporu planı, sunulan temaya bakılmaksızın hemen hemen aynı olacaktır. Ancak, projenizin özelliklerini dikkate almanız gerekecektir.
   • Okuyucularınızın proje ile ilişkileri neler? Projenin onlar üzerindeki etkisi nedir? Örneğin, bu etki sizin üstünüz veya müşterinizse farklı olacaktır.
   • Raporunuzu okuduktan sonra okuyanların vereceği kararı düşünün. Örneğin, lojistik, finansman veya son teslim tarihleri ​​olabilir.
   • Okuyucularınızın projede yer almak için hangi bilgilere ihtiyaç duyacağını belirleyin ve etkili bir şekilde izleyin. Okuyucularınızın bilmesi gereken teknik konular nelerdir? Söz konusu faaliyette kullanılan jargona alışkınlar mı?

3. 
   

   
   
   
   Kitlenizle iletişim kurmanın en iyi yolunu bulun. Bir ilerleme raporu yalnızca amirinize veya öğretmeninize verdiğiniz yazılı bir belge değildir. Durumda olduğu gibi çeşitli biçimlerde olabilir.
   • Bir ilerleme raporu, haftalık veya aylık bir çalışma toplantısında yapılan sözlü bir sunum olabilir.
   • Ayrıca düzenli olarak meslektaşlarına gönderilen bir e-posta şeklini alabilir.
   • Ayrıca bir anı yazmaya karar verebilir ve amirinize hitap edebilirsiniz.
   • Genellikle, bir müşteri veya devlet kurumu için resmi bir rapor yazacaksınız.

4. 
   

   
   Şefine danış. Bu tür bir raporu zaten yazmadıysanız ve bu durumda, konuyla ilgili her şeyi biliyorsanız, üstlerinizden maksimum bilgi almaya çalışın. Şirketiniz belirli bir sunum gerektirebilir, bu durumda uymanız gerekir.

5. 
   

   
   Raporun tonunu seçin. Tüm ilerleme raporları mutlaka resmi değildir. Gerçekte meslektaşlara veya doğrudan denetçilere yönelik iç raporlar genellikle rahat bir tonda yazılır. Bu nedenle liderinizden raporunuzdan ne beklediğini kontrol etmeniz gerekecektir.
   • Bir müşteriye veya bir tez inceleme komitesine bir rapor ise, resmi bir tonu benimsemeniz önerilir.
   • Ancak, resmi veya gayri resmi bir ton farketmez, çünkü asıl konu açık, kesin ve dürüst olmaktır.

2. Bölüm Raporun yazılması

1. 
   

   
   Belgenizin sunumunu seçin. Yazmaya başlamadan önce uygun bir sunum seçmeniz ve raporunuzun içeriğini ve tonunu ayarlamanız gerekir.
   • Madde imli bir liste kullanabilirsiniz. Bu yöntem bilgilerinizi net bir şekilde sunmanıza olanak sağlar. Okuyucu, gerekli bilgileri almak için e'nize kolayca göz atabilir. Bununla birlikte, böyle bir liste ara raporda formalizmden yoksun olabilir. Bu nedenle, rapor satır liderleriniz içinse, kısa kullanmak en iyisidir. Ancak, meslektaşlarınızla iletişim kurarsanız, bir e-posta almayı seçin.
   • Ayrıca çizelgeleri veya tabloları eklemeyi de unutmayın. Bu, özellikle fon almaya çalıştığınız bir proje hakkında ilerleme raporu yazıyorsanız ya da okuduğunuza aldığınız fonu haklı göstermeye çalışıyorsanız önemlidir.

2. 
   

   
   E'nizi paragraflarda düzenleyin. İyi bir ilerleme raporu mümkün olduğunca net olmalıdır. E'nizi paragraflara bölmek, aynı soru hakkındaki bilgileri gruplandırmak en iyisidir.
   • E'nizi daha net hale getirmek için, altyazı eklemeyi düşünün, böylece okuyucularınız her bölümün içeriği hakkında fikir sahibi olurlar. Bir nokta onlar için özel olarak ilgi çekiyorsa, doğrudan erişebileceklerdir.

3. 
   

   
   Başlığı yaz. Genellikle, belgenizi sonraki sayfaları sunuyorsanız, başlık ilk sayfanın en üstüne yerleştirilir. Yine, bu şirketiniz veya üniversiteniz tarafından yapılan sunum kurallarına bağlı olacaktır. Bu nedenle gerekli kontrolleri zamanında yapın.
   • Başlık, tarihin, yani raporun teslim tarihi, alıcının adı ve işlevi, yazarın adı, işlevi ve raporun amacını içermelidir.

4. 
   

   
   Tanıtımı girin. Bu bölüm başlıktan sonra gelir. Çoğu zaman, diğerlerinden ayırt etmek italikleştirilebilir. Projeye ve ilerlemesine genel bir bakış sunar. İlerlemeyi ve elde edilen hedefleri sunacaksınız.
   • Raporun konusunu eklediğinizden emin olun. Ayrıca, ilerlemenin bir güncellemesi olduğunu hatırlatarak projeyi tanıtın.

5. 
   

   
   E'nizin bedenini yazın. Bu bölüm bölümlere ve alt bölümlere ayrılabilir. Aslında, aslında daha ayrıntılı bir tanıtımdır. İçeriğini inceleyin ve etini çıkarın.
   • Son rapordan bu yana tamamlanan görevleri ve devam etmekte olanları belirtin.
   • Karşılaşılan sorunları, cevaplanacak soruları ve korunabilecek çözümleri analiz edin.
   • Proje sırasında meydana gelen değişiklikleri uyar ve haklı göster.
   • Ayrıca personel devri, maliyet aşımları, gecikmeler, belge elde etmede zorluk veya bilgisayar ve güvenlik sorunları gibi diğer öğeleri de dahil etmek isteyebilirsiniz.

6. 
   

   
   Projenin sonraki adımlarını atın. Bu bölüm raporun organının bir parçasıdır. Projenin kalan aşamaları hakkında okuyucuyu bilgilendirmeye hizmet edecektir. Projenin tamamlanması için bütçeyi, yönetimi veya son tarihi etkileyebilecek sorunları belirtmeyi unutmayın.
   • Her şeyden önce, proje son tarihlerinde herhangi bir değişiklik görmezden gelmeyin.
   • Sorunları sulamaktan kaçının. Ancak, gereksiz yere okuyucu için endişelenmeyin ve saklayamayacağınıza dair söz vermeyin.

7. 
   

   
   Toplam çalışılan saat sayısını girin. Siz ve ekibiniz, eğer varsa, projede ne kadar zaman geçirdiğinizi göstermeniz gerekecektir. Okuyucularınız, çok iyi çalıştığınızı, bölüm müdürünüzün, müşterilerinizin veya size para verebilecek bir devlet kurumunun olup olmadığını anlayacaklardır.

3. Bölüm Ortak Hatalardan Kaçınmak

1. 
   

   
   Konunuzdan sapmamaya dikkat edin. Yukarıda belirtilen noktalara saygı duyduğunuz sürece yazınız doğru olacaktır. İlginç olsalar bile marjinal meselelerle uğraşarak konudan uzaklaşmamaya çalışın.
   • Örneğin, projeniz bir sanat etkinliğinin gönüllü organizasyonu için ise, konuşlandırılabilir bir sanat devleti fonunun analizine başlamaya istekli olabilirsiniz, ancak projenizin ilerlemesini tam olarak belirlemenize yardımcı olmaz.

2. 
   

   
   Basit ol. Ara rapor, okuyucuyu bir kelime akışına ve gereksiz fikirlere boğmadan, kaydettiğiniz ilerlemeyi sunmayı amaçlamaktadır. Yapmanız gereken tek şey, projenin ilerleyişine, atılması gereken adımlara ve yapılması gereken değişikliklere odaklanmak.
   • Raporun alıcısına bağlı olarak, belirli sayıda kelimeyi aşmamanız gerekebilir. İyi bir kural, gerekli bilgiyi mümkün olduğu kadar net bir şekilde sunmaktır.

3. 
   

   
   Çok belirsiz olmaktan kaçının. Projenin mevcut durumunu netleştirdiğinizden emin olun. Örneğin, "sanatsal etkinliğimizi finanse etmek için ilerliyoruz" gibi bir şey söylemekten kaçının. Bunun yerine, bilgilerinizi daha açık bir şekilde sunun: "Bu farklı kurumlar tarafından verilen 5.000 Avro'luk iki hibeden dolayı, sadece 12.000 Avro olarak belirlenen hedefimize ulaşmak için 2.000 Avro'ya ihtiyacımız var".

4. 
   

   
   Geniş ifadeleri silin. Unutma, net ve özlü bir rapor yazmak istiyorsun. Açıkçası, rapora hiçbir şey eklemeyen ifadelerle e'nizi karıştırmamaya çalışın. Örneğin, "toplam felaket" veya "ezici başarı" gibi terimler, bir müşteriye veya yöneticiye verilen bir rapora eklenemeyecek kadar duygusal veya belirsizdir.

5. 
   

   
   Kaynaklarından alıntı yap. Raporunuza eklenmiş dış bilgi, veri ve grafik kaynaklarını doğru bir şekilde tanımlayın. Bu kaynakları belirteceğiniz bir sayfa ekleyebilirsiniz.