Uygun şekilde nasıl cevap verilir?

İçerik

• aşamaları
• Yöntem 1 Şahsen birisiyle konuş
• Yöntem 2 SMS yanıtlama
• Yöntem 3 Tarafından cevap

Birine yanıt verme şekliniz, sizi ve başkalarını nasıl algıladıklarını etkileyecektir. Neyse ki, doğru zamanda doğru şekilde cevap vermeyi öğrenebilirsin. Şahsen birisiyle konuşuyorsanız, onlara dikkat edin ve cevaplamaya çalışmadan önce kendilerini ifade etmelerine izin verin. Bir SMS görüşmesinde, düzgün iletişim kurmak için izlenecek söylenmemiş kurallar da vardır. L daha resmi bir iletişim şeklidir ve bilgileri etkili bir şekilde iletmek ve uygun şekilde yanıt vermek için profesyonel bir etikete saygı duymanız gerekecektir.

aşamaları

Yöntem 1 Şahsen birisiyle konuş

1. 
   

   
   Dikkatlice dinle. Birisi seninle konuştuğunda, gözlerinin içine bak ve söylediklerine dikkat et. Ona onu dinlediğini ve sözlerini anladığını göstereceksin.
   • Tüm dikkatinizi muhatapınıza ayırın, böylece kolaylıkla konuşur.
   • Eğer iyi yapmazsanız, ona yakınlaşın ve daha sessiz bir yere gitmek isteyip istemediğini sorun.

2. 
   

   
   Sözsüz ipuçlarına dikkat edin. Beden dili, kelimelerden çok olmasa da söyleyebilir. Birisi sizinle konuşurken, nasıl cevap vereceğini daha iyi bilmek için vücut dillerini izleyin.
   • Örneğin, arayan kişi etrafınıza bakıyorsa veya ayaklarınızı sürekli hareket ettiriyorsa, gergin veya korkmuş olabilir. Sözlerine cevap vermeye çalışmadan önce her şeyin yolunda olup olmadığını sorabilirsiniz.
   • Ayrıca konuşma şekline de dikkat et. Sesi yüksek veya agresif ise, konuşma işmeye başlayabilir. Durumun yükselmesini önlemek için başka bir yaklaşım denemek zorunda kalacaksınız.

3. 
   

   
   
   
   Diğer kişi konuşurken cevabınızı hazırlamayın. Eğer muhatapınız konuşmayı bitmedi bile cevap veremeyecek kadar sabırsızsanız, onu fark edecek ve sinirlenebilir. Kişi konuşmayı bitirene ve ne cevap vereceğinizi düşünmeden önce her şeyi duyuncaya kadar bekleyin.
   • Ona düşüncelerini anlatması için birini kesmek çok kaba.

   Konseyi: Konuştuğu gibi konuşmacıyı dinleyin ve cevaplamak istediğiniz noktaları zihinsel olarak not edin. Ancak, manevi veya hızlı bir cevap vermek için onu kesmeyin.

4. 
   

   
   Cevap vermek için konuşmasını bitirene kadar bekleyin. Biriyle konuşurken, cevaplamadan önce daima konuşmalarını bitirme izni verin. Böylece, sizinle paylaşmak istediği tüm bilgilere sahip olacaksınız ve eksiksiz ve uyarlanmış bir cevap verebileceksiniz.
   • Konuşmacınız, düşüncelerinizi paylaşmayı bitirdikten sonra son bir bilgi parçası ekleyebilir. Mesela bekle, bir şey söylemeyi unuttum. Söyleyeceklerini bitirmesine izin ver.

5. 
   

   
   
   
   Düşünceli ve güvenle yanıt verin. Cevaplamadan önce, size sunulan tüm bilgileri yeniden düşünmek için bir dakikanızı ayırın. Eksik bir cevap vererek, kişiye iyi dinlemediğinizi bildirirsiniz.
   • Cevabınızı yansıtmak için bir dakikanızı ayırmak aynı zamanda akıllı açıklamalar yapmanıza da olanak sağlayacaktır.

6. 
   

   
   Soru sor. Açıklamaya veya daha fazla bilgiye ihtiyacınız olursa, sorular sorun. Kişinin ne söylediğini anlamadıysanız veya anlamadıysanız, ne söylediğini kısmi veya yanlış anladığınıza dayanarak cevaplamaya çalışmayın. Ne söylediğini tekrarlamasını ya da doğru cevap verebilmesi için ne anlama geldiğini açıklamasını isteyin.
   • Birisinin niyetinden emin değilseniz veya cevap vermeden önce niyetlerini netleştirmelerini istiyorsanız, onlara "bununla neyi kastediyorsunuz?" Gibi açık uçlu bir soru sorun. "
   • Ne söylediğini duymadıysanız veya anlamadıysanız, birisinden söylediklerini tekrar etmesini istemek bir zarar vermez.

7. 
   

   
   Açık ve doğrudan konuşun. Ne söylendiğini ve ne anlama geldiğini düşündüğünüzü dikkate aldıktan sonra, açıkça ve güvenle konuşun. Daha akıllı veya daha manevi görünmek için belirsiz ve çelişkili terimler kullanmayın. İnsanlar samimiyet için teşekkür eder. Açıkça cevaplayın, diğer kişiye onu anladığını göstermek ve söylediklerine önem vermek.
   • Konuşurken kişinin dikkatli olduğundan emin olun, böylece kendinizi tekrar etmeniz gerekmez.
   • Başka biri konuşmak isterse, farkına varın ve konuşmalarına izin verin.
   • Diğer kişinin söylediklerine cevap vermesine izin ver. Cezanızı bitirir bitirmez gitmeyin. Konuşma fırsatını yakaladığınız anda konuşmayı sonlandırmayın.

8. 
   

   
   Birinin seninle aynı fikirde olmadığını kabul et. Ne demek istediğinizi düşünmüş olsanız bile, her zaman birinin söylediklerinize karşı çıkma olasılığı vardır. Bu tamamen normal! Birinin seninle çelişmesine ya da söylediklerin için seni inkar etmeye çalışmasına hazır ol.
   • Sakin bir kafa tutun ve birileri sizi tahrik etmeye çalışırsa, öfkenizi kaybetmeyin.
   • Diğer kişinin görüş ve inançlarını paylaşmasına izin verin. Bakış açınızı kabul etmesi için onu zorlamaya çalışmayın.

Yöntem 2 SMS yanıtlama

1. 
   

   
   SMS'inizde sıradan bir dil kullanın. S, mektuplar ve hatta yüz yüze konuşmalar bile resmi bir yapıya sahip olabilir. SMS'in kısa ve sınırlı yapısı nedeniyle, sıradan bir dil en uygun olanıdır ve konuşmanın kişisel tonunu en iyi şekilde ifade eder.
   • Örneğin, yer kazanmak, daha hızlı yazmak veya daha rahat bir ton vermek için "Git" yerine "I V" yazabilirsiniz.
   • Noktalama işaretleri, SMS'de genellikle daha az katıdır. Örneğin, çok fazla virgül, sohbeti resmi ve stilize hale getirir.
   • Bir SMS görüşmesinin mutlaka çok rahat olacağını düşünmeyin, ancak muhabiriniz gayrı resmi bir dil kullanıyorsa, aynısını rahat hissetmesi için de yapın.

2. 
   

   
   Sohbeti açmak için açık sorular sorun. Konuşmaya SMS ile devam etmek istiyorsanız, açık sorular sorun, muhatapınız size daha fazla bilgi vermek ve konuyla ilgili görüşlerini açıklamak için. "Evet" veya "hayır" diyen kapalı sorular sorarak konuşma sona erecek.
   • Örneğin, bir meslektaşla profesyonel bir konu hakkında konuşuyorsanız, "Yeni proje hakkında ne düşünüyorsunuz? "
   • Kişinin bir konuyla ilgili ne düşündüğü hakkında daha fazla bilgi edinmek istiyorsanız, ona "Kabul ediyorum, ama nereden geldiğini düşünüyorsunuz?" "

3. 
   

   
   Çok kısa cevaplar göndermekten kaçının. SMS nispeten kısa olmalı, ancak ani bir yanıt vermeli veya çok kısa, muhatapınıza kızdığınızı önerebilir. SMS gönderene cevap vermek için en az bir veya iki cümle ile tam bir cevap yazınız.
   • Koni doğru ise, bazen "Tamam" ile cevap vermek tamamen kabul edilebilir. Ancak genellikle "evet", "hayır" veya "Tamam" ani ve soğuk görünebilir.

   Konseyi: Cevaplarınız genellikle kısaysa, muhtemelen akrabalarınız buna alışmış demektir.

4. 
   

   
   Noktalama işaretlerini ve ifadeleri kullanarak tonu işaretleyin. SMS değişimlerinin kişisel olmayan doğası gereği, muhataplarınız iletmek istediğiniz duygularınızın veya duygularınızın tonunu yanlış yorumlayabilir. Yanlış anlaşılmayı önlemek için belirsizlik riski varsa, noktalama işaretlerini ve ifadeleri akıllıca kullanın.
   • Örneğin, "Tamam buldum, teşekkür ederim :)" cevabını verebilirsiniz, böylece alıcı üzgün ya da kuru olduğunuzu düşünmez.
   • Bazen bir son nokta sinirli olduğunuzu önerebilir. Örneğin, "hayır, öyle değil", o "hayır" derseniz, bu çok daha rahat gelecektir. "

5. 
   

   
   Göndermeden önce tekrar okuyun. "Gönder" e basmadan önce, yeniden okumak için bir dakikanızı ayırın. Hata olmadığından, bilgilerin doğru bir şekilde açıklandığından ve tonun doğru olduğundan emin olun.
   • Gönderildikten sonra, gönderiyi iptal edemezsiniz. Bunun için, göndermeden önce tekrar okumak önemlidir.

6. 
   

   
   Birbiri ardına çok fazla insan göndermeyin. Çok fazla bildirim ve bir dizi SMS alıcıya sinir bozucu olacak. Çok kısa olanlardan ziyade tüm söyleyeceğiniz bir konteynere cevap verin.
   • Bilgiyi unuttuysanız veya bir noktayı netleştirmeniz gerekirse, ikinci bir mesaj da gönderebilirsiniz.
   • Alıcınız arka arkaya 2 sn cevap vermezse, sizinle konuşmak istememesi veya telefonunu üzerine alamaması mümkündür. Bir durumda diğerinde olduğu gibi, size cevaplaması için zaman verin.

7. 
   

   
   Diğer kişiden onunla telefonla konuşmasını isteyin. SMS doğası gereği kısa ve özlüdür. Konuşma, düşüncelerinizi SMS yoluyla doğru bir şekilde ifade etmeniz için fazla karmaşıklaşmaya başlarsa, kişiden sizi aramasını isteyin; böylece onlarla konuşabilirsiniz.
   • Ona bir tane "telefonla konuşmak benim için daha kolay olurdu" yolla. Ne zaman arayabilirsin beni ara! Teşekkür ederim! "

Yöntem 3 Tarafından cevap

1. 
   

   
   48 saat içinde bire cevap verin. Kibarlığa ve profesyonellikten dolayı makul bir zamanda yanıt vermeniz önemlidir. Hemen yanıt vermek gerekli olmayacak, ancak iki gün içinde yanıt verdiğinizden emin olun.
   • Sizi ilgilendirmediyse veya yanlışlıkla size gönderildi ise, doğru alıcı olmadığınızı bilmeniz için gönderene cevap verin.

2. 
   

   
   Profesyonel bir selamlama kullanın. Biri genellikle SMS ya da telefon görüşmesinden çok daha resmidir. Yanıtınıza "merhaba" veya "merhaba" ile başlayın, ardından kişinin adı doğru şekilde başlayın.
   • Cevapladığınız kişi belirli bir selamlamayı tercih ederse veya sizden ilk adı ile aranmasını istedi ise, dileğine saygı gösterin. Örneğin, sizi "Jean-François" yerine "François" olarak adlandırmayı tercih ederse, bunu yapın.

3. 
   

   
   Ünlemleri az miktarda kullanın. Okulunuzda, gramer, imla ve noktalama kurallarına uyun. Ancak, ünlem işaretini çok sık kullanmamaya veya samimiyetsiz ya da sabırsız olma izlenimini vermemeye dikkat edin. Bu noktalama işaretini yalnızca durum doğru olduğunda kullanın.
   • Birini kutladığınızda veya iyi haberi paylaştığınızda ünlem işareti kabul edilecektir. Ancak çok sık kullanılması, tüm etkilerini kaybedecektir.

4. 
   

   
   Tuhaf polis kullanmayın. Klasik bir font kullanarak, profesyonel görünün. Cevaplamak için çok renkli font veya Comic Sans gibi font kullanmayın.
   • En klasik seçim, 10 veya 12 boyutunda Arial veya Times New Roman'ı kullanmak olacak.

5. 
   

   
   Kimseyi kopyalamayın. Bazen, sohbete eklemek için üçüncü bir kişiyi bir yanıtın kopyasına koymak faydalı olabilir. Bununla birlikte, bir süpervizör veya iş arkadaşını gerekmediğinde bir kopyasına koymak, yanıt verdiğiniz kişiyi tehlikeye atma ya da reddetme riskini alırsınız.
   • Bir zincire üçüncü bir parti eklemeniz gerekirse, "Bcc" seçeneğini kullanabilirsiniz veya görünmez karbon kopyası.

6. 
   

   
   Bir grupta kimin cevap vereceğine karar verin. En uygun yollandığı tüm insanlara cevap vermek gibi görünüyorsa, gönderdiğinizde "herkese cevap ver" seçeneğini tıklayın. Öte yandan, yalnızca bir kişiye bir soru sormanız veya belirli bir konuyu veya sorunu açıklamanız gerekiyorsa, doğrudan yanıtlayın.
   • Çok sayıda alıcı varsa, ancak bazılarına cevap vermeniz gerekiyorsa, cevaplayacağınız kişileri seçin.

7. 
   

   
   Sadece gerekirse, "teşekkür ederim" demek için cevap verin. Konuşmaya fazla bir şey katmayan çok kısa olanlar genellikle işe yaramaz. Gönderen sizden cevabınızı aldığınızı ve anladığınızı onaylamadıkça, "teşekkür ederim" ifadesi yararsız ve sık sık sinir bozucu olacaktır.

   Konseyi: gönderen size bir onay isteği gönderirse, iletişim kutusunu tıklatarak l'nin alındığını onaylayın.

8. 
   

   
   'Yi inceleyin ve doğru alıcıya gönderdiğinizden emin olun. Yazım veya dilbilgisi hatalarıyla doluysa, profesyonelce görünmeyecektir. "Gönder" e tıklamadan önce, cevabınızı tekrar okumak için bir dakikanızı ayırın. Yazım ve dilbilgisini kontrol edin ve doğru kişiye gönderdiğinizden emin olun.
   • En küçük hatayı bulmak için otomatik düzelticiye güvenmeyin!
   • Göndermeden önce yüksek sesinizi tekrar okuyun, böylece üretilen efektin farkına varırsınız.
   • Çoğu durumda, e-posta uygulamaları ve programları "alıcılar" alanına girdiğiniz sırada adresleri otomatik olarak tamamlar ve yanlış kişiyi göndermek çok kolaydır.