Patronumun telefon görüşmesine nasıl cevap verilir?

İçerik

• aşamaları
• Bölüm 1 Telefonda profesyonel görgü kurallarının uygulanması
• 2. Bölüm Yöneticinizle görüşmek
• Bölüm 3 Mesai saatleri dışında bir telefona cevap verilmesi

Patronunuzdan bir telefon almanız, özellikle sizi sık sık sinirlendirir ve güveninizi kaybetmenize neden oluyorsa, bir endişe kaynağı olabilir. İşvereninizden gelen telefon görüşmelerine cevap vermenin en iyi yolu, telefonda her zaman profesyonel görgü kuralları uygulamak ve her zaman işleri kabul etmeye ve çalışmalarıyla ilgili soruları yanıtlamaya hazır olmaktır.

aşamaları

Bölüm 1 Telefonda profesyonel görgü kurallarının uygulanması

1. 
   

   
   Aramayı cevapla. Telefonu açmadan önce iki ila üç kez çaldırın. Bu, ona meşgul olduğunuz ve iyi performans gösterdiğiniz izlenimini verecektir. Aramayı çok erken alın, çok meşgul olmadığınızı veya hiç bir şey yapmadığınız izlenimini verin, çok uzun süre bekletmeden arayanın sizin için bir öncelik olmadığı görüşünde.
   • Sizi her arayan profesyonel bir ortamda bu kuralı kullanmayı unutmayın. Yapmayın ya da kolaylık kurallarını yalnızca patronunuz sizinle telefonla iletişim kurmaya çalıştığında değil, meslektaşlarınız, müşterileriniz ve tedarikçileriniz de dahil olmak üzere, uygun davranırsanız daha alıcı olacak herkesle iletişim kurarken uygulamayın. Buna ek olarak, işvereninizin sizi ne zaman başka bir hattan arayacağını asla bilemezsiniz.

2. 
   

   
   
   
   Profesyonelce selamlayın. Telefona cevap verirken, olabildiğince profesyonel ve keyifli olma çabasını gösterin. Örneğin, iş arkadaşlarınız veya işvereniniz sizi ararsa, "İşte Jean Poisson. Size nasıl yardımcı olabilirim? "
   • Birden fazla departmana sahip büyük bir organizasyonda çalışıyorsanız, selamlamanızda departmanınızın veya departmanınızın adını belirtin. "İşte ticari bölümden Jean Poisson. Senin için ne yapabilirim "
   • Dış hattan gelen bir aramayı cevaplarken, patronunuzun sizi aradığını düşünüyor olsanız bile, işletmenizin adını girin. Örneğin, "merhaba! İşte ABC Servisi, Jean Poisson'u cihaza. Size nasıl yardımcı olabilirim? "

3. 
   

   
   Yiyecekleri yutun veya çikletinizi tükürün. Telefonu açmadan önce en iyisini yapın, ancak zamanında yapamıyorsanız, işlemi en gizli ve sessiz şekilde bitirin. Ağızdaki sakız veya yiyecekle konuşmak uygun değildir ve kötü bir görüntü oluşturur. Daha iyi muhatap bunu gerçekleştirecektir.

4. 
   

   
   
   
   Net ve doğrudan mikrofona konuşun. Bu, sizin ve amiriniz arasındaki iletişim sorunlarından kaçınmanıza yardımcı olur ve bu daha sonra sorunlara neden olabilir. Ayrıca, bir ses sorunu veya düşük ses kalitesi nedeniyle sizinle iletişim kurmakta zorluk çekerse, patronunuz sinirlenecektir.
   • Ayrıca, cevap verirken ve telefonda konuşurken gülümsemeyi de unutmayın. Patronun da dahil olmak üzere arayanların çoğu, sesin ve tonunla gülümsediğini bilecek. Bu, özellikle satış ve müşteri hizmetleri ile ilgili bir sektörde çalışıyorsanız, patronunuz üzerinde olumlu bir etkiye sahip olacaktır.

5. 
   

   
   Bütün dikkatini ver. Patronunuzla telefonda konuşurken çok dikkatli olun. Size daha önce vermiş olduğu bir görev olsa bile, yaptığınız her şeyi durdurun. Sana söyleyeceklerini dinlemeye hazır ol.
   • Genel olarak, patronunuzla iletişim kurarken dış faktörlerin dikkatini dağıtmaktan kaçının. Örneğin, telefondayken meslektaşlarınızdan biri ofisinize gelirse, ona şu anda konuşamayacağınızı kibar bir jestle söyleyin.

2. Bölüm Yöneticinizle görüşmek

1. 
   

   
   Not alın. Defterinizi alın ve onunla sohbet ederken not almaya hazır olun. Bunu yapmak, görüşme sırasında sizinle iletişim kurmak istediği önemli bilgileri not etmek için istediğiniz zaman hazır olmanıza olanak tanır: zamanlar, tarihler, adresler veya belirli bir görev için talimatlar. Bu, karşılığında ona sormak istediğiniz tüm önemli soruları yazmanıza izin verecektir.
   • Masanızda, en üst çekmecede veya kolay erişilebilir bir yerde, bir not defterinde ve kalemin bulunmasını daima unutmayın. Yakınlarda bir not defteri olması, planlanmış veya planlanmamış bir telefon görüşmesi yaptığınızda önemli bilgileri kaydetmenize olanak sağlar.
   • Elinizde bir dizüstü bilgisayarınız yoksa, bilgisayarınızın önünde oturuyorsanız, boş bir sayfa veya Word belgesi açın ve bir defter kullanıyormuş gibi not alın. Bununla birlikte, yazarken sizi duyabileceğinin farkında olun, bu nedenle çok dikkatli olun ve dikkatlice dinleyin; böylece klavyenizdeki seslerin gerçekten konuşmanızla ilgili olup olmadığını merak etmekten daha az eğimlidir.

2. 
   

   
   Sakin ol Birkaç dakika boyunca derin ve sakince nefes alın ve sizi sakinleştirmek için gereken miktarda su için. Telefonda endişeli bir kişiyi tanımak kolaydır, özellikle sert nefes alıyorsa veya titreyen, tereddütlü bir ses varsa. Sakin kalmak aynı zamanda kendinize daha güvende hissetmenize ve durumu kontrol etmenize yardımcı olacaktır.
   • İşvereninizin yakında sizi arayacağını biliyorsanız, aramanızı almadan önce biraz yürüyerek kendinizi endişeden kurtarın. Ayağa kalk ve ofisinizde veya hizmetinizde biraz yürüyün, size yardımcı olacaktır. Arama için zamanında geri döndüğünüzden emin olun.
   • Görüşme öncesinde veya sırasında hızlıca sakinleşmeniz gerektiğini düşünüyorsanız, birkaç derin nefes alınız. Dört ila beş saniye boyunca burun içinden mümkün olduğunca yavaş nefes verin. Nefesini üç saniye daha tut, sonra dört ila beş saniye boyunca hafifçe nefes ver. Oksijenle teneffüs etmek, tansiyonu hafifletmenize ve kafanızı temizlemenize yardımcı olacaktır.

3. 
   

   
   Her zaman aktif dinleme pratiği yapın. Seninle yüz yüze konuşmadığından, telefonda söylediği her şeyi açıkça anlamanız önemlidir. Duymadığınız veya anlamadığınız şeyleri tekrarlamasını ve açıklamasını istemekten çekinmeyin.
   • Aslında, talimatlarını anlamış olsanız bile, zaman zaman açıklama isteyin veya zaman zaman bazı ayrıntıları onaylayın. Telefonu kapatmadan önce talimatlarınızı kendi kelimelerinizle özetlemeye çalışın. Aktif dinleme pratiği yaparak, onu rahatça dinlediğini ve profesyonel olduğunu göstereceksin.

4. 
   

   
   Ona kısaca cevap ver. Çalıların etrafından dolaşma, doğrudan konuya gir ve ona doğrudan cevap ver. Bu, iyi hazırlanmış olduğunuz izlenimini verir ve patronunuzun fazla dikkat dağıtmadan aramasının amacına odaklanmasına izin verir. Çoğu durumda, işvereniniz çok meşgul ve yalnızca sizden bazı bilgiler almak istediği için sizi çağırıyor. Özellikle tüm detayları vermeni istemediği sürece, tam olarak istediğini ver.
   • Bir kez daha, bu, gerektiğinde açıklama istememeniz gerektiği anlamına gelmez. İşvereniniz kesinlikle çok meşgul ama sorunuzu sorarak 60 saniye daha harcamak, sorunuzu sorarak patronunuzla yaptığınız hataları düzeltmek için saatler harcamaktan daha iyidir. Sormak için çok fazla sorunuz varsa, ancak sormak için yeterli zamanınız yoksa, liderinize, belirli bir meslektaşınıza daha yakın olup olamayacağınızı veya daha fazla bilgi almak için yazılı bir belgeye başvurabileceğinizi sorun.

5. 
   

   
   Sözel başını salla. Konuşma boyunca bunu yapın. Sözel başını sallama "evet", "katılıyorum", "anlıyorum" ve "görüyorum" gibi ifadelerdir. Hepsi aktif olarak dinlediğinizi gösteriyor.
   • Tabii ki, bu sözlü başlarını konuşma sırasında uygun zamanlarda yapılmalıdır. Bunu yapmadan önce bir talimat veya açıklamadan sonra bir ara verilmesini bekleyin.

6. 
   

   
   Arama boyunca olumlu bir tutum sergileyin. Olumlu ve dinamik bir tutuma sahip olmak patronunuza, kendinizin güvenli, yetenekli ve çalışmanın zorluklarıyla yüzleşmekten korkmadığını gösterir. Örneğin, sizi bir sorunu tartışmak için çağırırsa, uygulayabileceğiniz olası çözümler hakkında onunla konuşun.
   • Çalışmanızı veya tutumunuzu eleştiriyor olsa bile mümkün olduğunca açık olun. Eleştiriyi kendi kelimelerinizle özetleyerek kabul edin, sonra nasıl düzelteceğinizi tartışın. Gelecekte ileriye yönelik yoldaki endişelerinizi dürüstçe dile getirebilirsiniz, ancak geçmişteki hatalar veya sorunlar için bahanelerden kaçının.
   • Kaygılarınızı ifade etmek veya geçmiş sorunları açıklamak istediğinizde "siz" yerine "ben" zamirini kullanarak cümlenizi formüle edin. Bu, liderinizin kendini savunmaya koymamasına, olumsuz ya da öfkenin inmesine cevap vermemesine izin verecektir. Örneğin, sizi zamanında bitiremediğiniz bir görev hakkında sizinle konuşmaya çağırırsa, "siz gerekli bilgileri toplamada sorun yaşadım" deyin, "sen" bana gerekli bilgileri zamanında vermedi ".

7. 
   

   
   Onu ederiz. Şefinize sizi aramaya zaman ayırdığı için teşekkür etmeyi unutmayın. Sizi çağıran ve etrafındakiler olmasa da, sizi aradığı için teşekkür etmek, size verdiği zaman için takdirinizi göstermenin harika bir yoludur. Örneğin, "Yoğun bir günün olduğunu biliyorum, beni aramaya zaman ayırdığınız için teşekkür ederim. "
   • Bunu amiriniz sizi her aradığında ve özellikle bir endişesini dile getirmek, çalışmanızı eleştirmek veya bir projeyi açıklamak için yaptığında yapın. Amaç, size verilen görevleri başarmak için ne kadar istekli olduğunuzu göstermek ve size verdiği zaman için ona teşekkür etmek, çağrısının işi iyi yapmanıza yardımcı olacağını kabul etmenin bir yoludur.

Bölüm 3 Mesai saatleri dışında bir telefona cevap verilmesi

1. 
   

   
   Mümkünse aramayı cevaplayın. Patronunuz çalışma saatlerinden sonra sizi ararsa, diğer önceliklerinize müdahale etmiyorsa alın ve onunla görüşün. Altı aydan daha kısa bir süredir bu pozisyondaysanız, bunu yapmak daha da önemlidir.
   • Düzenli mesai saatlerinden sonra patronunuzla iletişim kurmaya istekli olduğunuz, işinize ve işinize ne kadar bağlı olduğunuzu gösterecektir.
   • Sizi aradığında cevap veremezseniz, en kısa sürede onu imzalayın. İdeal olarak, bıraktığınız sesi dinler ve en kısa sürede geri ararsınız. Şirketin kültürüne ve aramanın yapısına bağlı olarak, onu geri arayamadığınızda neden aramaya gidemediğinizi açıklamak için bir e-posta veya e-posta göndererek ulaşabilmelisiniz.

2. 
   

   
   Kurum kültürünüzü gözden geçirin. Bazı şirketlerde, işveren, çalışanın saat veya gün ne olursa olsun, telefonla ve e-posta yoluyla iletişimde kalmasını gerektirir. Bu haksızlık gibi görünse de, üzerinde çalışmaya devam etmek istiyorsanız, bunu şirket kültürünüzün bir parçası olarak kabul etmeniz gerekecektir.
   • Hangi kuralları izleyeceğinizi bilmiyorsanız, meslektaşlarınıza daha yakın olun. Cevap vermeden önce birkaç saat bekleyebileceğinizi veya herkesin hemen cevap verebileceğini öğrenebilirsiniz. Doğru bilgiyi bulun ve uygulayın.

3. 
   

   
   Olumlu kalın ve duruma göre hareket edin. İşvereninizi dinlerken mesai saatleri dışında bile daima kibar ve pozitif olun. Bununla birlikte, nasıl cevap vereceğine karar vermeden önce her duruma ayrı ayrı bakmak zorundasın.
   • Örneğin, işvereniniz sizi eleştirirse veya size bir işle ilgili talimat verirse, görüşme sırasında not alın, ancak görüşme sona erdikten sonra profesyonel olmayan faaliyetlerinize devam etmekte tereddüt etmeyin. Size verdiği görev acil değilse, normal çalışma saatleri içinde bir kenara bırakıp yerine getirebilirsiniz.
   • Öte yandan, acil bir durum olduğunda, patronunuzun isteklerine göre, aynı anda hem kendinize aynı anda hem de sorunu bir saniye kaybetmeden çözmelisiniz.

4. 
   

   
   İş tatmininizi değerlendirin. Patronunuz haftanın 7 günü, günün 24 saati müsait olmanızı beklemiyor, ancak beklentilerinin makul olacağının garantisi yok. Patronunuz sizi saatlerce düzenli aralıklarla ararsa ve sizi rahatsız veya endişeli hissettirirse, başka bir iş aramayı düşünün.
   • İşvereninizin saatler sonra arayacağını biliyorsanız cep telefonunuzu kapatın, ancak sendikalaşmadığınız sürece muhtemelen herhangi bir zamanda kovulabilirsiniz. Patronunuz çalışma saatlerinden sonra aramalarını cevaplamadığınızı veya sizi bunun için geri yolladığınızı fark ederse geri çekilebilir.