Bir değişim yönetimi planı nasıl yazılır

İçerik

• aşamaları
• Yöntem 1 Kurumsal değişiklikleri yönetmek için bir plan yazın
• Yöntem 2 Projedeki değişiklikleri izleyin

İki tür değişiklik yönetimi planı vardır. Bunlardan biri, kuruluştaki değişikliklerin etkisini ele alır ve geçişi kolaylaştırır. İkincisi, tek bir projedeki değişiklikleri izlemeye yardımcı olur ve ürünlerde veya projenin kapsamındaki değişikliklerde net bir kayıt oluşturur. Bu planlar, yapılması gerekenleri açıkça ve doğru bir şekilde iletmekle ilgilidir.

aşamaları

Yöntem 1 Kurumsal değişiklikleri yönetmek için bir plan yazın

1. 
   

   
   Yapılması gereken değişikliklerin nedenlerini gösterin. Düşük performans, yeni teknoloji veya kuruluşun misyonunda değişiklik gibi değişiklikler yapma kararına neden olan faktörleri listeleyin.
   • Bir yaklaşım, işletmenin mevcut durumunu ve bu planın oluşturmayı hedeflediği gelecekteki durumu tanımlamaktır.

2. 
   

   
   Değişikliklerin doğasını ve kapsamını tanımlayın. Projenin beklenen niteliğini kısaca açıklayınız. Bunun pozisyonları, süreç değişikliklerini, politika değişikliklerini veya organizasyon yapısını etkileyip etkilemeyeceğini belirleyin. Bölümleri, çalışma gruplarını, sistemleri veya ayarlamaya tabi olabilecek diğer bileşenleri listeleyin.

3. 
   

   
   
   
   Paydaşların desteğini açıklayın. Plana dahil olan tüm paydaşları, örneğin, şube, görev başkanı, taraftar, tüketiciler veya değişiklikten etkilenen çalışanlar listelenir. Bu bölümlerin her biri için, paydaşın yapılacak değişiklikleri destekleyip desteklemediğini belirtin.
   • Bu bilgileri açık ve net bir şekilde açıklayabilecek bir tablo hazırlamayı unutmayın. Etkilenen her taraf için, aşağıdaki verilerin öncelik seviyesini (yüksek, orta veya düşük) değerlendirin: farkındalık, destek seviyesi, etki.
   • Mümkünse, paydaş desteğini değerlendirmek için birebir görüşmeler yapın.

4. 
   

   
   Bir takım kur. Bu ekip tüm paydaşlarla iletişim kurmak, çeşitli endişeleri dinlemek ve operasyonun mümkün olan en iyi koşullarda gerçekleşmesini sağlamaktan sorumlu olacaktır. İşinde çok güvenilir olan ve iyi iletişim becerisine sahip insanları seçin.
   • Üst yönetimden bir destekçi kiralamalısınız. Yalnızca planı onaylamanın değil, değişimi teşvik etmenin aktif bir çalışma olacağını vurgulayın.

5. 
   

   
   
   
   Yönetimle bir yaklaşım geliştirmek. Operasyonun başarısı için şirketin tüm desteğini almak esastır. Tüm üst düzey yöneticilerin bu projede aktif bir rol oynamak için değişiklikler hakkında yorum yapmasına ve birbirleriyle işbirliği yapmasına izin verin.

6. 
   

   
   Her oyuncu için bir plan yapın. Projeyi destekleyenler de dahil olmak üzere her paydaş için, dahil olduğu riskleri ve sorunları değerlendirin. Bu endişeleri gidermekle görevli ekibi görevlendirin.

7. 
   

   
   Bir iletişim planı oluşturun. İletişim, bu sürecin kilit unsurudur. İlgili tüm taraflarla sık sık iletişim kurun. Yapılan değişikliklerin arkasındaki nedenleri ve bunlardan akacak faydaları güçlendirin.
   • Aktörler bire bir, iki yönlü iletişim kurmalıdır. Yüz yüze toplantılar esastır.
   • İletişim, baş yönetimin bir destekçisinden, her çalışanın doğrudan amirinden ve aktörlerin güvendiği diğer sözcülerden gelmelidir. Tüm iletişim bir tutarlı geçmelidir.

8. 
   

   
   Direnişe dikkat edin. Değişime her zaman direnç vardır. Bu bireysel düzeyde gerçekleşir ve bu nedenle, bu dirençlerin nedenini bulmak için kişisel olarak paydaşlarla iletişim kurmalısınız. Şikayetlere dikkat edin, böylece yönetim ekibi onları düzeltebilir. Bu endişeler genellikle aşağıdaki noktaları içerir.
   • Motivasyon ya da aciliyet duygusu yok.
   • Genel durumun veya değişiklik ihtiyacının nedenlerinin anlaşılması.
   • Sürece katılım eksikliği.
   • İş istikrarı, gelecekteki roller veya gelecekteki pozisyonlar için gerekli olan gereksinimler ve beceriler hakkındaki belirsizlik.
   • Yönetimin değişimin veya iletişimin uygulanmasına ilişkin beklentileri karşılamaması.

9. 
   

   
   Engelleri al. Taleplere, iletişimi güçlendirerek veya stratejiyi değiştirerek yanıt vermelisiniz. Diğer iddialar, planınıza dahil edebileceğiniz veya yönetim ekibine dış kaynak olarak sağlayabileceğiniz tamamlayıcı yaklaşımlar gerektirebilir. Kuruluşunuz için bu seçeneklerden hangisinin en iyi olduğunu inceleyin.
   • Pozisyonlardaki veya süreçlerdeki herhangi bir değişiklik için, çalışanların eğitimini birinci öncelik haline getirin.
   • Bir geçiş sürecini mümkün olduğunca sorunsuz planlıyorsanız, toplantılar planlayın veya çalışanlara sağlanan faydaları artırın.
   • Eğer paydaşlar motive olmazlarsa, onlara teşvikler verin.
   • Projeden kopuk olduklarını hissediyorlarsa, geri bildirim toplamak ve plandaki değişiklikleri gözden geçirmek için bir toplantı düzenleyin.

Yöntem 2 Projedeki değişiklikleri izleyin

1. 
   

   
   Rolleri tanımlayın. Bu proje için her birine atanacak rolleri listeleyin. Her rol için gereken sorumlulukları ve becerileri açıklayın. En azından, değişiklikleri günlük olarak uygulamak için bir Şef de Misyonu ve tüm ilerlemeleri takip etmek ve önemli kararlar almak için bir destekleyici görevlendirmek.
   • Büyük bir şirketteki büyük projeler için, uzman bilgisi olan birkaç kişi arasındaki rolleri bölmek zorunda kalabilirsiniz.

2. 
   

   
   Bir kontrol komisyonu kurun. BT projeleri tipik olarak her bir paydaş grubundan temsilcilerden oluşan bir değişiklik kontrol komisyonu içerir. Bu komisyon misyon başkanı yerine talepleri onaylamaktan ve kararları paydaşlara iletmekten sorumlu olacaktır. Bu yaklaşım, birçok paydaşlı projelere çok uygundur ve temel hedeflerin sık sık yeniden değerlendirilmesini gerektirebilir.

3. 
   

   
   İstekleri uygulamak için bir işlem oluşturun. Bir ekip üyesi ilerlemeyi tanımladığında, fikirden gerçeğe nasıl geçersiniz? Ekip tarafından kararlaştırıldığı gibi, bu süreci burada açıklayın. İşte göründüğü gibi.
   • Ekip üyeleri bir başvuru formu doldurmalı ve bunu Proje Makamına göndermelidir.
   • HOM istek günlüğüne formdaki bilgileri girmeli ve talepler kabul edildiğinde veya reddedildiğinde bu günlüğü güncelleştirmelidir.
   • Yönetici ekip üyelerinden daha spesifik bir plan yazmalarını ve gereken çabayı tahmin etmelerini ister.
   • Görev başkanı olası evlat edinme için planı organizatöre gönderir.
   • Değişiklikler yapıldı. Menfaat sahipleri, ilerleme hakkında sık sık bilgilendirilir.

4. 
   

   
   Bir başvuru formu oluşturun. Aşağıdaki veriler forma eklenmeli ve değişiklik günlüğüne girilmelidir.
   • Değişiklik isteğinin tarihi.
   • Proje yöneticisi tarafından atanan isteklerin sayısı.
   • Başlık ve açıklama.
   • Formu dolduran kişinin adı, e-postası ve telefon numarası.
   • Her talebe verilen öncelik (yüksek, orta veya düşük). Acil değişiklikler için belirli son tarihlere ihtiyacınız olabilir.
   • Ürün ve sürüm numarası (BT projeleri için)

5. 
   

   
   Ek bilgi ekleyin. Değişim günlüğü ayrıca alınan kararları takip edebilmeli ve uygulamalarını yakından izleyebilmelidir. Başvuru formlarındaki bilgilere ek olarak, aşağıdakiler için yer ayırmanız gerekecektir:
   • başvuruların onaylanması veya reddedilmesi,
   • başvuruları onaylayacak veya reddedecek kişinin imzasını,
   • değişiklikleri uygulamak için zaman dilimi,
   • değişikliklerin sona ereceği tarihler.

6. 
   

   
   Önemli kararların takibi Değişiklik günlüğüne ek olarak, proje önemli kararların kaydından da yararlanabilir. Bu ifade uzun vadede sizin için kolaylaştırabilir veya yönetimde bazı değişiklikler olan projeleri izlemeye yardımcı olabilir. Bu dosya ayrıca müşteriler veya yönetim organları için bir iletişim rehberi olarak da hizmet verebilir. Zamanında yapılan her değişiklik için, projenin kapsamı veya gereklilikleri, öncelik seviyeleri veya kabul edilecek strateji aşağıdaki bilgileri içerir.
   • Proje başlatıcısı.
   • Kararın verildiği tarih.
   • Kararın arkasındaki nedenlerin ve bunlara ulaşmak için kullanılan yaklaşımın bir özeti. Lütfen sürece ilgili tüm belgeleri ekleyin.